WebToDate/Referenční/Úkoly

Plánování pomocí úkolů

Úkoly slouží v podstatě k plánování toho, kdo má v rámci redakčního zpracování obsahu co udělat. V zásadě jde zejména o následující:

• Evidovat úkoly ve formě popisu toho, co je třeba udělat, volitelně s termínem splnění
• Vztahovat úkoly ke konkrétnímu objektu, konkrétně k existující zprávě
• Přiřazovat úkoly uživatelům redakčního rozhraní
• Vhodným způsobem zobrazovat přehled úkolů a evidovat jejich splnění

Práce s úkoly

Struktura záznamů o úkolech je cca následující:

• Název úkolu
• Popis úkolu
• Kdo úkol zadal
• Komu je úkol určen
• Požadovaný termín splnění
• Skutečný termín splnění
• Volitelně objekt, ke kterému se úkol vztahuje
• Historie plnění úkolu

Každý uživatel může (podle nastavení svých přístupových práv):

• Zadávat nové úkoly
• Zobrazovat úkoly určené jemu a ty které zadal
• Označovat relevantní úkoly za splněné
• Vyznačit nemožnost splnění úkolu (pokud by úkol měl být směrován na někoho jiného, zadání již není relevantní apod.).

Pro každého uživatele individuálně je možné nastavit práva na úkolování, tj. komu může úkoly přiřazovat. Rozlišují se cca následující úrovně:

• Úkoly lze přiřazovat jen sobě
• Úkoly lze přiřazovat členům týmů, ve kterých je uživatel členem
• Úkoly lze přiřazovat explicitně vyjmenovaným uživatelům
• Úkoly lze přiřazovat explicitně vyjmenovaným týmům
• Úkoly lze přiřazovat všem

Každý úkol pak lze přiřadit buď jednomu konkrétnímu uživateli, nebo jednomu konkrétnímu týmu.

Historie plnění je textové pole, do kterého lze pouze přidávat nové texty, eviduje se zde datum a čas a text vložený uživatelem. V tomto případě lze využít např. pro externí překlady. Pokud uživatel zajišťující překlad chce odeslat data k překladu agentuře, může zde tuto skutečnost zapsat, přičemž na stavu úkolu se nic dalšího nemění, tj. je dál přiřazený jemu a označen za nesplněný.

Šablony úkolů

Kromě možnosti kompletně vyplnit formulář úkolu je ještě možnost definovat šablony – předdefinované typy úkolů. Definice šablony zahrnuje předdefinovaný název úkolu, termín splnění (za kolik dní má být splněn), komu má být úkol přiřazen, u jakého objektu je šablona použitelná (např. u zprávy). Uživatel zadávající úkol pak může jednoduše zvolit, že chce založit tento typ úkolu a vyplnění formuláře úkolu se minimalizuje na potvrzení automaticky vyplněného formuláře úkolu.

Spojení prvků obsahu s úkoly

Při editaci zprávy je možné jednoduše vyvolat založení nového úkolu vztaženého k tomuto objektu. Navíc je v tu chvíli možné využít šablony úkolů a tím vytvoření úkolu zjednodušit. Pokud ke zprávě nějaký úkol existuje, lze jej z formuláře pro zprávu jednoduše zobrazit. K jedné zprávě se může vázat i více úkolů.

Vyznačení splnění úkolu

Uživatel je informován o úkolu:

• V seznamu úkolů
• Na úvodní stránce redakčního rozhraní
• Při editaci zprávy, ke které je nesplněný úkol vázán

Uživatel může otevřít úkol z kteréhokoli uvedeného prostředí a označit jej za splněný. Splnění úkolu není svázáno automaticky s nějakou akcí, tj. např. s publikací přeložené zprávy, ale je jej nutno vždy explicitně potvrdit.

Upozorňování e-mailem

Systém může rozesílat automaticky e-maily v reálném čase, a to při následujících akcích:

• Vložení nového úkolu – uživateli nebo uživatelům, kterým je úkol přiřazen
• Splnění úkolu – uživateli, který úkol zadal

Pokud je úkol svázán se zprávou, může e-mail obsahovat přímý odkaz, kterým lze přejít v prohlížeči přímo na editaci této zprávy.

Kde jsou přístupné funkce spojené s úkolováním

Pro administrátory jsou určené následující funkce:

• Nabídka Administrace - Úkolování se definují pojmenovaná pravidla pro zadávání úkolů, čili v podstatě přístupová práva pro úkolování
• Nabídka Administrace - Šablony úkolů zpřístupňuje tvorbu šablon pro úkoly, neboli vytvoření typů úkolů, které se nejběžněji používají
• Nabídka Administrace - E-maily definuje texty e-mailů, které se v rámci úkolování automaticky odesílají
• V profilu uživatele (Administrace - Uživatelé) se nastavuje, jaká pravidla platí pro uživatele z hlediska úkolování a jaké typy oznámení e-mailem případně dostává.

Pro všechny uživatele jsou určeny následující funkce:

• Nabídka Uživatel - Úkoly slouží pro práci uživatele s úkoly, které se ho týkají
• Na úvodní stránce se zobrazuje počet úkolů, které jsou uživateli přiřazeny a počet úkolů, které zadal a nejsou dokončené
• Ve formuláři pro zprávy se zobrazují prvky pro práci s úkoly, které jsou přiřazeny ke zprávě.

První kroky

Aby bylo možné začít úkoly využívat, je třeba, aby administrátor nejprve provedl následující úkony:

1. Pomocí Úkolování vytvořit pravidlo nebo pravidla definující práva uživatelů zadávat úkoly
2. Pomocí funkce E-maily definovat tvar e-mailů s upozorněním
3. Projít seznam uživatelů, těm, kteří mají právo vytvářet nové úkoly nastavit pravidlo pro úkolování, těm kterým mají chodit upozornění e-mailem zvolit typy upozornění
4. Volitelně nadefinovat jednu nebo více šablon úkolů aby se uživatelům usnadnilo zadávání nových úkolů.

Administrace úkolů

Přístupová práva na úkolování a další práci s úkoly

Pro přístupová práva platí: administrátoři mohou pracovat se všemi zde popsanými funkcemi, měnit všechny úkoly jakýmkoli způsobem, spravovat šablony úkolů, zobrazovat a prohledávat všechny úkoly, nastavovat práva uživatelů atd. Ostatní uživatelé mohou pracovat pouze s úkoly, a to v závislosti na členství v týmech, stavu úkolů a informaci o tom, kdo úkol založil.

Pro práci běžných uživatelů v zásadě platí:

• Úkol může měnit jen uživatel, který jej zadal s výjimkou určených polí.
• Uživatel, kterému je úkol určen (explicitně nebo tím, že úkol je dán jeho týmu) může měnit stav úkolu, skutečný termín splnění a historii.
• Uživatel vidí jen ty úkoly, které se ho týkají, ostatní úkoly nemůže zobrazit ani prohledávat.
• Úkoly může mazat jen administrátor, pro ostatní uživatele není funkce mazání úkolů k dispozici.

Z hlediska viditelnosti jsou pro uživatele relevantní úkoly:

• Které sám zadal
• Které zadal jiný člen jeho týmů
• Které jsou určeny jemu
• Které jsou určeny jeho týmu

To znamená, že administrátor může zobrazovat a prohledávat všechny úkoly, ostatní uživatelé vždy jen to, co odpovídá těmto kritériím.

Administrace pravidel – Úkolování

Pomocí nabídky Administrace - Úkolování může administrátor vytvořit jedno nebo více pravidel definujících, komu může uživatel zadávat úkoly. Definice těchto pravidel sama o sobě není dostačující, následně je třeba pro uživatele v jeho profilu zvolit definované pravidlo, jinak uživatel nemá právo úkolovat kohokoli.

V horní části obrazovky je seznam pravidel, ve spodní části se zobrazuje formulář pro definici nového pravidla nebo úpravu stávajícího pravidla.

Význam prvků ve formuláři je následující:

• Název - povinné pojmenování pravidla
• Základní práva - základní možnosti uživatele ohledně zadávání úkolů, lze vybrat z možností Uživatel úkoluje pouze sám sebe / Uživatel úkoluje svoje týmy / Uživatel úkoluje kohokoli
• Možnost úkolovat další uživatele - lze zde konkrétně specifikovat, které týmy či uživatele může kromě základního nastavení uživatel úkolovat.

Pokud se tedy např. zvolí Uživatel úkoluje svoje týmy a do Vyjmenované týmy se přidá další tým, může uživatel zadávat úkoly členům všech týmů, ve kterých je členem a navíc členům dalšího zde uvedeného týmu.

Administrátor zde může vždy zakládat a měnit pravidla, mazat pravidla je možné jen v případě, že nejsou u žádného uživatele nastavena.

Administrace uživatelů

V nastavení uživatele v záložce Úprava se volí Práva na úkolování - jedno z pravidel vytvořených administrátorem. Pokud zde uživatel nemá zvoleno nějaké pravidlo, uživatel nemůže nikoho úkolovat. Nastavení může měnit pouze administrátor, uživatel si toto sám nemůže změnit.

V záložce Upozornění se volí, jaká e-mailová upozornění má uživatel dostávat:

V konfiguračním souboru global.php je konfigurační konstanta MAILSUBS_LOCK, je-li nastavena na false, mohou si obsah tohoto formuláře měnit všichni uživatelé, je-li nastaveno na true, může upozornění zaškrtávat pro všechny uživatele jen administrátor a ostatní mají tuto záložku jen pro čtení.

Šablony úkolů

Pomocí nabídky Administrace - Šablony úkolů administrátor definuje šablony úkolů, které se pak využívají např. při zakládání nových úkolů. v horní části je seznam definovaných šablon, ve spodní části se zobrazuje formulář pro přidání šablony nebo editaci existující šablony. Šablony lze přidávat, měnit a mazat bez omezení.

Význam prvků formuláře je následující:

• Název šablony - pojmenování tak jak se objevuje při zakládání nového úkolu
• Odkazuje na - zda se úkol týká nějaké zprávy nebo jde o obecný úkol
• Název úkolu - výchozí název úkolu
• Priorita - výchozí priorita (důležitost) úkolu
• Splnit za dní - výchozí nastavení pro termín splnění
• Přiřadit - volba přiřazení úkolu (kdo je úkolován)
• Popis úkolu - výchozí popis
• Historie - záznam do historie úkolu

Definované šablony se pak uplatní při zakládání nového úkolu:

E-maily

E-maily mohou upozorňovat na nové úkoly nebo na změny stavu úkolů. V nabídce Administrace - E-maily se definuje obsah těchto e-mailů. pro každý typ e-mailu se definuje nadpis a obsah:

V obou těchto šablonách úkolů lze použít následující klíčová slova:

<!--WTD_EMAIL(TASKID)--> - ID úkolu

<!--WTD_EMAIL(USERNAME)--> - uživatelské jméno uživatele, který provedl akci, o které se informuje

<!--WTD_EMAIL(TASKNAME)--> - název úkolu

<!--WTD_EMAIL(TASKDESCRIPTION)--> - popis úkolu

<!--WTD_EMAIL(TASKURL)--> - plné URL, které otevře v prohlížeči formulář pro daný úkol

<!--WTD_EMAIL(NEWSURL)--> - plné URL zprávy, ke které se úkol váže

<!--WTD_EMAIL(TASKSTATUS)--> - stav úkolu (např. Probíhá apod.)

Práce s úkoly

Seznam úkolů

Po klepnutí na nabídku Uživatel - Úkoly se v pravém horním rámci zobrazuje stránkovaný seznam úkolů. Horní lišta seznamu obsahuje následující odkazy:

• Všechny – zobrazí všechny úkoly relevantní k přihlášenému uživateli resp. všechny pro administrátory. Relevantní jsou ty, které uživatel zadal a ty, které na něj směřují.
• Moje – úkoly přiřazené uživateli nebo jeho týmům
• Zadané – úkoly, které zadal uživatel nebo jiný člen jeho týmů
• Vyhledat – vyhledávací formulář
• Přidat – v pravém spodním rámci zobrazí formulář pro založení nového úkolu
• Případně stránkovací odkazy Předchozí a Další

Výchozí filtr pro tento seznam odpovídá volbě Moje. Třídění seznamu je následující:

• Nejprve úkoly, které nejsou ve stavu Dokončeno tříděné primárně podle priority sestupně, sekundárně dle data požadovaného splnění sestupně, terciálně dle data zadání (pro případy, kdy není požadované datum vyplněno)
• Pak úkoly ve stavu Dokončeno tříděné dle data požadovaného splnění sestupně, sekundárně dle data zadání

Vyhledávání úkolů

Pomocí vyhledávacího formuláře lze prohledávat seznamy úkolů s ohledem na přístupová práva.

Rozevírací nabídky formuláře jsou naplněny následovně:

• Vytvořil – obsahuje vždy všechny aktivní uživatele
• Zadáno uživateli – obsahuje seznam uživatelů, kteří jsou členové stejných týmů, jako přihlášený uživatel, resp. které může uživatel úkolovat (pro administrátora všechny uživatele)
• Zadáno týmu – opět jen týmy, které může uživatel úkolovat, resp. v nichž je členem (administrátor všechny)

Volba Odkazuje na obsahuje buď možnost nezáleží (je jedno jestli jde o úkol ke zprávě nebo bez návaznosti na zprávu) nebo Zpráva s ID (hledají se úkoly ke konkrétní zprávě).

Založení nového úkolu

Při založení nového úkolu se v prvním kroku zobrazí formulář, kde se volí, zda se úkol zakládá podle nějaké šablony nebo se zakládá nový prázdný úkol. V případě volby šablony se příslušná pole úkolu předvyplní dle zvolené šablony. Šablona se použije pouze pro předvyplnění formuláře, další návaznost už není, tedy uložený úkol již nemá údaj o tom, podle které šablony vznikl.

V druhém kroku se zobrazí formulář pro zadání úkolu.

Význam polí je následující:

• Název - povinný název úkolu
• Stav - vyznačuje, v jakém stavu zpracování je úkol, pro nový úkol je to Nezahájeno
• Priorita - důležitost úkolu (Nízká / Střední / Vysoká)
• Požadovaný termín splnění - nepovinné datum a čas
• Skutečný termín splnění - nepovinné datum a čas; pokud uživatel změní stav na Dokončeno a uloží formulář bez vyplnění tohoto pole, automaticky se zde doplní aktuální datum
• Přiřazeno - volba uživatele nebo týmu, rozevírací nabídky jsou naplněny dle nastavení toho, koho může přihlášený uživatel úkolovat
• Odkazuje na - buď se jedná o úkol bez návaznosti na nějaký konkrétní obsah nebo lze přiřadit nějakou zprávu, se kterou úkol souvisí
• Popis - nepovinný popis úkolu

Možné stavy úkolů jsou:

• Nezahájeno
• Probíhá
• Dokončeno
• Čeká na někoho dalšího
• Odloženo
• Nelze splnit

Změna úkolu

Pro změny v záznamu o existujícím úkolu platí následovné:

• Uživatel, který záznam založil a administrátor může měnit všechna pole
• Uživatel, kterému je úkol určen, může měnit pole Stav, Skutečný termín splnění a přidávat texty do Historie
• Ostatní uživatele mohou formulář pouze zobrazit (případ úkolů, které zadal jiný člen týmu přihlášeného uživatele a je zadán někomu jinému než přihlášenému uživateli) nebo jej nemohou ani zobrazit (ostatní případy, kdy se úkol přihlášeného uživatele vůbec netýká).
• Tlačítko Smazat má k dispozici pouze administrátor.

V záložce Historie lze k úkolu připisovat poznámky informující např. o postupu plnění úkolu. Do historie lze text pouze přidávat, aktuální stav se zobrazuje v horním poli, nový text se přidává přes spodní pole. Přidané texty obsahují automaticky hlavičku se jménem uživatele a časovým údajem.

Úkoly vázané na zprávy

Ve formuláři pro práci s revizemi a verzemi je možnost při zakládání nové revize či verze zvolit, že ke zprávě má být založen nový úkol a eventuálně zvolit jeho šablonu. V takovém případě uživatel přechází na formulář úkolu, který je případně předvyplněn dle zvolené šablony. Úkol v takovém stavu ještě není uložen do databáze. Po jeho uložení má uživatel možnost tlačítkem ve formuláři úkolu přejít zpět na zprávu.

V liště ikon ve formuláři pro zprávu mohou být dvě ikony:

• Ikona pro přechod na seznam úkolů ke zprávě – ikona se zobrazuje pokud je ke zprávě vázán alespoň jeden úkol a uživatel zobrazující zprávu má právo zobrazit alespoň jeden z těchto úkolů. Ikona má dva stavy – jeden stav pokud alespoň jeden z těchto úkolů není ve stavu Dokončeno a druhý, pokud jsou všechny úkoly dokončené.
• Ikona pro založení nového úkolu – zobrazuje se, pokud má uživatel právo zprávu editovat a pokud má právo úkolovat.

Ikona pro přechod na seznam úkolů zobrazí seznam úkolů ke zprávě, tedy stejný stav, jako kdyby uživatel použil nabídku Úkoly a vyhledal podle ID zprávy.

Ikona pro založení nového úkolu zobrazí seznam úkolů ke zprávě a ve spodním rámci zobrazí formulář pro založení nového úkolu, tedy buď první formulář pro výběr šablony úkolu, nebo rovnou formulář pro úkol, pokud žádná šablona neexistuje. V případě volání tohoto typu se nabízejí jen šablony pro úkoly ke zprávám a ID zprávy je ve formuláři pro úkol vyplněno.