WebToDate/Rozesílání e-mailem/O modulu
Základní vlastnosti modulu
Tento modul je určen pro hromadné rozesílání informací e-mailem. Příkladem může být zasílání novinek, zasílání zpravodajství, různé firemní newslettery apod.
Modul obsahuje dvě relativně samostatné sady funkcí:
- Sběr e-mailových adres
- Vlastní hromadné rozesílání e-mailů
V dané implementaci není bezpodmínečně nutné využívání obou těchto funkcí zároveň. Je např. možné na webu připravit pouze registrační formuláře, exportovat seznam adres a pro vlastní rozesílání využívat nějakou specializovanou aplikaci, nebo naopak importovat seznam adres (import ovšem není součástí tohoto modulu) a prostředky modulu rozesílat na tyto adresy informace.
Modul podporuje rozdělení zasílaného obsahu na různé tématické okruhy, kterých může být libovolný počet a daný uživatel si může objednat pouze zasílání některých vybraných okruhů. U zpravodajského serveru se může jednat o zasílání novinek z určité oblasti (ekonomika, sport apod.), u firemního webu např. novinek o určité skupině produktů. V terminologii modulu se tyto tématické okruhy nazývají odběry. Registrační záznam se v podstatě skládá z e-mailové adresy, některých dalších nastavení (např. preferovaný formát e-mailu) a ze seznamu odběrů, které se mají na danou adresu odesílat.
Modul může z hlediska registrací na odběry pracovat v jednom ze čtyřech definovaných režimů autentizace – od plně anonymního režimu pro režim vyžadující přihlášení k modulu Registrace a personalizace. Ve všech režimech lze v zásadě vytvořit dva typy registračních formulářů.
V prvním případě lze např. na úvodní stránce www prezentace umístit jednoduchý formulář pro zadání e-mailové adresy, po jeho vyplnění je uživatel zařazen do odběru. Příklad takového registračního formuláře je na následujícím otisku obrazovky.
V druhém případě lze vytvořit nastavovací formulář se seznamem odběrů, kde si uživatel zaškrtá, které odběry požaduje, seznam těchto odběrů zobrazuje modul dynamicky dle aktuálního stavu. Příklad takového registračního formuláře je na následujícím otisku obrazovky.
Oby typy formulářů se chovají dle nastaveného režimu – pro anonymní režimy je ihned vytvořen registrační záznamy, pro režimy umožňující přístup pouze registrovaným uživatelům je vyžadováno přihlášení.
Rozdíl je v tom, že pokud se jedná o režim pro registrované uživatele, opětovné zobrazení pokročilejšího formuláře znamená, že uživatel se vrátí do svého nastavení a zde může toto nastavení měnit. Naopak v anonymním režimu se zobrazí vždy formulář ve výchozím stavu a lze v zásadě vytvořit jen novou registraci, nikoliv měnit stávající registraci.
Každému odběru je v modulu přiřazena nějaká stránka ve smyslu stránek WebToDate (resp. jedna stránka pro každý podporovaný formát). Tyto stránky se spravují pomocí běžných nástrojů WebToDate – řazením zpráv na stránku, pomocí seznamů apod., toto se nijak neliší od jiných stránek generovaných pomocí WebToDate. Rozeslání nějakého odběru pak v podstatě znamená odeslání aktuální podoby zvolené stránky na daný seznam adres.
Práci obsluhy popisuje následující diagram. Obsluha nejprve ve WebToDate vygeneruje odpovídající stránky, pak v modulu vyvolá funkci pro odesílání, kde vybere požadovaný odběr (tím je dáno, která stránka se rozešle), může otestovat připravená data (např. zaslat testovací e-mail sama sobě) a na závěr spustit vlastní proces rozesílání.
Jako výchozí seznam adres je pro rozesílání nastaven seznam adres – registrací k danému odběru, lze ale zvolit i jinou možnost – např. seznam všech adres registrovaných uživatelů z modulu Registrace a personalizace apod.
Co modul umožňuje
Součástí registračního záznamu je (kromě interních informací jako datum a čas registrace):
- E-mailová adresa
- Preferovaný formát e-mailů (možnosti jsou text / HTML)
- Seznam požadovaných odběrů
Odběrů lze definovat libovolný počet, uživatelé si mohou zvolit jen některé z nich. Ke každému odběru lze přiřadit dvě rozesílané stránky (jednu pro formát text, druhou pro HTML). Obsah stránek se spravuje a generuje ve WebToDate, pomocí modulu se spustí rozesílání, tělo e-mailů tvoří právě tyto stránky.
Modul podporuje odhlašování z odběru klepnutím na speciální odkaz umístěný do e-mailu.
Modul eviduje historii rozesílání – kdy byla na který seznam uživatelů odeslána která stránka. Do protokolů WebToDate se pak generuje každé odeslání zvlášť, tam lze nalézt seznam všech e-mailových adres, na které byly novinky odeslány.
Pro HTML formát je k dispozici volba umožňující odeslání HTML včetně vnořených objektů (zejména obrázků) nebo bez nich – pak jsou v e-mailu obrázky reprezentovány odkazy na webovou prezentaci.
Seznam registrací (zejména adres) lze exportovat např. do formátu DBF či XML, tato funkce je přímo součástí tohoto modulu.
Co modul neumožňuje
Modul nepodporuje rozesílání e-mailů obsahujících přílohy.
Modul nikdy nerozesílá nic plně automaticky v nějaký předvolený čas. Rozesílání se vždy spouští ručně, pokud možno po kontrole rozesílaného obsahu, tj. stránek WebToDate tento obsah definujících. Výjimkou jsou aktivační e-maily, ty se odesílají okamžitě po registraci uživatele k odběru.
S výjimkou adresy pro odhlášení z odběru nemůže být rozesílaný obsah nijak personalizován, všem se doručuje stejný e-mail.
Co je nového
Verze 4.0.3 modulu
Verze 4.0.3 modulu obsahuje následující nové funkce:
- Je podporována možnost aktivace odběru newsletteru - při registraci k odběru se na e-mailovou adresu uživatele odesílá aktivační e-mail, ze kterého uživatel aktivuje zasílání daného odběru na svou adresu. O tom, zda pro registraci k danému odběru je nutná aktivace, se rozhoduje na úrovni definice každého odběru.
- Při registraci uživatelů k odběrům lze registrovat nejen e-mailové adresy, ale i telefonní čísla. To lze využít např. pro registraci k SMS službám (samotné rozesílání SMS není součástí modulu).
