WebToDate/Referenční/Úkoly

Plánování pomocí úkolů

Úkoly slouží v podstatě k plánování toho, kdo má v rámci redakčního zpracování obsahu co udělat. V zásadě jde zejména o následující:

• Evidovat úkoly ve formě popisu toho, co je třeba udělat, volitelně s termínem splnění
• Vztahovat úkoly ke konkrétnímu objektu, konkrétně k existující zprávě
• Přiřazovat úkoly uživatelům redakčního rozhraní
• Vhodným způsobem zobrazovat přehled úkolů a evidovat jejich splnění

Práce s úkoly

Struktura záznamů o úkolech je cca následující:

• Název úkolu
• Popis úkolu
• Kdo úkol zadal
• Komu je úkol určen
• Požadovaný termín splnění
• Skutečný termín splnění
• Volitelně objekt, ke kterému se úkol vztahuje
• Historie plnění úkolu

Každý uživatel může (podle nastavení svých přístupových práv):

• Zadávat nové úkoly
• Zobrazovat úkoly určené jemu a ty které zadal
• Označovat relevantní úkoly za splněné
• Vyznačit nemožnost splnění úkolu (pokud by úkol měl být směrován na někoho jiného, zadání již není relevantní apod.).

Pro každého uživatele individuálně je možné nastavit práva na úkolování, tj. komu může úkoly přiřazovat. Rozlišují se cca následující úrovně:

• Úkoly lze přiřazovat jen sobě
• Úkoly lze přiřazovat členům týmů, ve kterých je uživatel členem
• Úkoly lze přiřazovat explicitně vyjmenovaným uživatelům
• Úkoly lze přiřazovat explicitně vyjmenovaným týmům
• Úkoly lze přiřazovat všem

Každý úkol pak lze přiřadit buď jednomu konkrétnímu uživateli, nebo jednomu konkrétnímu týmu.

Historie plnění je textové pole, do kterého lze pouze přidávat nové texty, eviduje se zde datum a čas a text vložený uživatelem. V tomto případě lze využít např. pro externí překlady. Pokud uživatel zajišťující překlad chce odeslat data k překladu agentuře, může zde tuto skutečnost zapsat, přičemž na stavu úkolu se nic dalšího nemění, tj. je dál přiřazený jemu a označen za nesplněný.

Šablony úkolů

Kromě možnosti kompletně vyplnit formulář úkolu je ještě možnost definovat šablony – předdefinované typy úkolů. Definice šablony zahrnuje předdefinovaný název úkolu, termín splnění (za kolik dní má být splněn), komu má být úkol přiřazen, u jakého objektu je šablona použitelná (např. u zprávy). Uživatel zadávající úkol pak může jednoduše zvolit, že chce založit tento typ úkolu a vyplnění formuláře úkolu se minimalizuje na potvrzení automaticky vyplněného formuláře úkolu.

Spojení prvků obsahu s úkoly

Při editaci zprávy je možné jednoduše vyvolat založení nového úkolu vztaženého k tomuto objektu. Navíc je v tu chvíli možné využít šablony úkolů a tím vytvoření úkolu zjednodušit. Pokud ke zprávě nějaký úkol existuje, lze jej z formuláře pro zprávu jednoduše zobrazit. K jedné zprávě se může vázat i více úkolů.

Vyznačení splnění úkolu

Uživatel je informován o úkolu:

• V seznamu úkolů
• Na úvodní stránce redakčního rozhraní
• Při editaci zprávy, ke které je nesplněný úkol vázán

Uživatel může otevřít úkol z kteréhokoli uvedeného prostředí a označit jej za splněný. Splnění úkolu není svázáno automaticky s nějakou akcí, tj. např. s publikací přeložené zprávy, ale je jej nutno vždy explicitně potvrdit.

Upozorňování e-mailem

Systém může rozesílat automaticky e-maily v reálném čase, a to při následujících akcích:

• Vložení nového úkolu – uživateli nebo uživatelům, kterým je úkol přiřazen
• Splnění úkolu – uživateli, který úkol zadal

Pokud je úkol svázán se zprávou, může e-mail obsahovat přímý odkaz, kterým lze přejít v prohlížeči přímo na editaci této zprávy.

Kde jsou přístupné funkce spojené s úkolováním

Pro administrátory jsou určené následující funkce:

• Nabídka Administrace - Úkolování se definují pojmenovaná pravidla pro zadávání úkolů, čili v podstatě přístupová práva pro úkolování
• Nabídka Administrace - Šablony úkolů zpřístupňuje tvorbu šablon pro úkoly, neboli vytvoření typů úkolů, které se nejběžněji používají
• Nabídka Administrace - E-maily definuje texty e-mailů, které se v rámci úkolování automaticky odesílají
• V profilu uživatele (Administrace - Uživatelé) se nastavuje, jaká pravidla platí pro uživatele z hlediska úkolování a jaké typy oznámení e-mailem případně dostává.

Pro všechny uživatele jsou určeny následující funkce:

• Nabídka Uživatel - Úkoly slouží pro práci uživatele s úkoly, které se ho týkají
• Na úvodní stránce se zobrazuje počet úkolů, které jsou uživateli přiřazeny a počet úkolů, které zadal a nejsou dokončené
• Ve formuláři pro zprávy se zobrazují prvky pro práci s úkoly, které jsou přiřazeny ke zprávě.

První kroky

Aby bylo možné začít úkoly využívat, je třeba, aby administrátor nejprve provedl následující úkony:

1. Pomocí Úkolování vytvořit pravidlo nebo pravidla definující práva uživatelů zadávat úkoly
2. Pomocí funkce E-maily definovat tvar e-mailů s upozorněním
3. Projít seznam uživatelů, těm, kteří mají právo vytvářet nové úkoly nastavit pravidlo pro úkolování, těm kterým mají chodit upozornění e-mailem zvolit typy upozornění
4. Volitelně nadefinovat jednu nebo více šablon úkolů aby se uživatelům usnadnilo zadávání nových úkolů.