WebToDate/Referenční/Zprávy

Co je zpráva

Zpráva je v systému WebToDate základní informační jednotkou. Obsahuje nějaké konkrétní samostatné sdělení (nejčastěji článek) a je charakterizována určitými vlastnostmi, například nadpisem, kategorií apod. Zprávy vytvářejí uživatelé systému pomocí uživatelského rozhraní a ukládají je na server, odkud je možné je vybírat a umisťovat na WWW stránky. Většina práce se systémem WebToDate se odehrává nad databází zpráv.

Nejdůležitější položky struktury zpráv jsou na následujícím diagramu.

V prvé řadě má zpráva obsah:

• Nadpis (název)
• Popis (anotace)
• Tělo (vlastní obsah zprávy)

Dále zpráva nese metadata:

• Kategorie (jedna nebo více, jedna je vždy označena jako výchozí)
• Témata
• Klíčová slova
• Publikace
• Autor
• Další volitelné položky jako Rubrika, Vydání apod.
• Časová platnost (Publikovat dne, Vyprší dne) a další časové údaje (datum zprávy, datum poslední aktualizace)

Zpráva má příznaky odpovídající zpracování ve workflow procesu:

• Stav
• Příznak uzamčení / odemčení
• Tým vlastnící zprávu

Ke zprávě může být připojeno více souborů z databáze zdrojů (přílohy ke stažení, obrázky apod.).

Ve zprávě lze volitelně zadávat některé další položky, které mohou mít uplatnění v dané implementaci (např. podtext apod.).

Možnosti využití zpráv na veřejné části serveru

Ihned po vložení lze zprávu typicky zobrazit přinejmenším v náhledovém režimu. Zprávě se přiděluje nějaká předloha, což je šablona pro zobrazení celého textu zprávy. Tato předloha se přidělí buď automaticky (podle zařazení zprávy do kategorie či publikace) nebo se při zadávání zprávy explicitně vybere. Předlohy pro zprávy se připravují v rámci přípravy designu webu, grafická podoba i obsah (která pole databáze zpráv se takto zobrazují) je daná HTML kódem této šablony a použitými klíčovými slovy WebToDate (téměř každé pole zprávy má svoje vlastní klíčové slovo). URL adresa takové HTML stránky je automaticky přidělena ve tvaru /scripts/detail.php?id=xxx.

Dále se zprávy řadí na stránky. Typickým příkladem je úvodní stránka prezentace nebo nějaká rubrika - účelem těchto stránek je zpravidla kromě grafické prezentace firmy, organizace či www serveru prezentovat odkazy na jednotlivé dokumenty. Pomocí mechanizmů oblastí na stránkách a řazení zpráv na stránky se zprávy na tyto stránky vkládají a zobrazují. Typicky se na takových stránkách nezobrazují celé zprávy, ale pouze vybraná pole zpráv (nadpis, popis, datum, odkaz, ilustrační obrázek apod.).

Je ale možné i takové nasazení, kdy se založí stránka a na tuto stránku se umístí kompletní zpráva (tj. zejména vlastní tělo zprávy) nebo několik takových zpráv. Tento způsob se používá např. případě, kdy chceme přesně definovat pro každou stránku webové prezentace její URL (např. z důvodů optimalizace pro vyhledávače) nebo chceme vytvářet stránky, které vypadají jako jeden kompletní dokument, ale skládají se interně z několika samostatných částí (zpráv).

Vytvoření nové zprávy

Chcete-li pomocí WebToDate zveřejnit určitou informaci, musíte nejprve definovat odpovídající zprávu a uložit ji do databáze na serveru. Definicí zprávy je myšleno zadání nadpisu zprávy, vyplnění popisu a těla, popřípadě určení ostatních vlastností zprávy.

Poznámka: Povinné je pouze vyplnění nadpisu. Je zcela na vás, zda budete ostatní pole používat. Některá další metadata jsou sice rovněž povinná, ale jsou vždy vyplněna výchozími hodnotami.

Formulář Přidání zprávy zobrazíte tímto postupem:

• Ve stromu kategorií vyvolejte funkci Zprávy nebo v hlavní nabídce na ovládacím panelu zvolte Zprávy
• Při zobrazeném seznamu zpráv klepněte na odkaz Přidat… (nad seznamem).

Základní

Vytvoření nové zprávy provedete následujícím způsobem:

• Do pole Nadpis napište název zprávy (povinná položka).
• Do pole Popis napište krátký popis obsahu zprávy.
• Do pole Tělo napište vlastní obsah zprávy. Zaškrtávací políčko Autom. řádkování udává, zda při zobrazování zprávy budou nahrazeny konce řádků příslušnou HTML značkou pro konec řádku. V opačném případě je nutné do těla vkládat na potřebná místa značky pro odřádkování jako např. <p> či <br />.

Poznámka: Tělo může obsahovat prostý text, ale i jakýkoli HTML kód. S výhodou jej pak lze upravovat i WYSIWYG editorem, který se vyvolá tlačítkem umístěným nalevo od pole Tělo. Práce s WYSIWYG editorem je částečně popsána dále v této příručce a plně v samostatné příručce pro WYSIWYG editor.

Počáteční a koncové značky, které se používají pro automatické odřádkování, lze nastavit pomocí následujících parametrů v souboru global.php: define( 'DYNAMIC_LINE_BREAK_BEGIN', '<p>' );

define( 'DYNAMIC_LINE_BREAK_END', '</p>' );

• Do pole Autor napište jméno autora zprávy.

Poznámka: Jméno autora lze vkládat i automaticky. V konfiguračním souboru global.php jsou k dispozici dvě volby:

• Automaticky doplnit jméno uživatele jako autora pro nové zprávy define(AUTHOR_FILL_FIELD, 1);
• Zakázat možnost editace pole Autor redaktorem define('AUTHOR_CHECK_ACCESS_FIELD', false );

Volby jsou standardně vypnuté, lze je použít v situacích, kdy zprávy vkládají do WebToDate přímo autoři.

Rozevírací nabídka Pohled umožňuje změnit vzhled vstupního formuláře podle vlastních požadavků, popřípadě potlačit zobrazování některých polí (nastavení pohledů je popsáno v dalších kapitolách).

Na další pole formuláře se dostanete pomocí dalších ze záložek Základní / Zařazení / Vlastnosti / Zdroje; za záložkou Základní se ještě může nacházet záložka Další, kde se zobrazují pole přizpůsobitelné struktury databáze zpráv.

Zařazení

Pole Kategorie nastavuje kategorii zprávy; tlačítkem Změnit se otevírá nové okno s dialogem pro výběr kategorie ze stromu kategorií, lze vybrat i více než jednu kategorii a právě jednu kategorii označit jako výchozí.

Dále můžete zvolit Publikaci a Témata, zadejte eventuálně i Rubriku. Publikace se vybírá ze seznamu, každá zpráva patří právě do jedné publikace. Témata se vybírají z dialogu otevíraného v novém okně pomocí tlačítka Vybrat, témata nejsou povinná a lze jich specifikovat i více. Rubrika je prostý textový řetězec.

Každá zpráva je přiřazena povinně k právě jednomu Jazyku. Ten se vybírá v této záložce. Pokud je ovšem v systému definován pouze jeden jazyk, nabídka nemá smysl, nezobrazuje se a zpráva je automaticky přiřazena k tomuto jazyku (to platí i pro mnoho dalších formulářů WebToDate, které pracují s jazyky).

V poli Tým vyberte tým uživatelů, který má ke zprávě vlastnická práva. Nabízeny jsou pouze ty týmy uživatelů, jichž je přihlášený uživatel členem s výjimkou administrátora, tomu se nabízejí všechny týmy. Při zakládání nové zprávy je pole nastaveno na výchozí tým uživatele, pokud má uživatel nějaký výchozí tým ve svém nastavení zvolen.

V poli Předloha vyberte předlohu stránky, definující grafickou podobu, ve které má být stránka zobrazena. Pokud zvolíte polohu výchozí, bude předloha vybrána podle publikace, ke které zpráva patří, nebo podle kategorie. Tato poloha je doporučená.

Pokud potřebujete klasifikovat zprávu ještě podrobněji než nabízejí kategorie, publikace či témata, zadejte do pole klíčová slova zkratky oddělené středníkem (např. "hrad;prezident;česko"). Takto ohodnocené zprávy lze pak s výhodou použít například pro vyhledávání příbuzných článků pomocí seznamů a propojení (viz dále).

Poznámka

Administrátor má možnost přidávat a odstraňovat stávající klíčová slova pomocí funkce Členění – Klíčová slova.

Kliknutím na počáteční písmeno se v dolním rámci zobrazí seznam klíčových slov s daným počátečním písmenem v několika sloupcích. Klepnutím na klíčové slovo se vyvolá funkce pro mazání, resp. dialog pro potvrzení.

Odkaz Přidat v horním rámci zobrazí dialogové okno, které má jedno textové vstupní pole pro zadání klíčového slova a tlačítko Uložit.

Pokud ke zprávě patří nějaké konkrétní články, můžete jejich seznam (ID článků oddělené středníkem) zadat do pole Související id. Příslušná ID lze do pole vložit také klepnutím na svislou šipku v posledním sloupci seznamu zpráv. Tato šipka funguje i inverzně - pokud znovu klepneme na zprávu, která již v seznamu souvisejících ID je, zpráva se z tohoto seznamu naopak odebere.

Do pole Priorita lze vložit jakékoliv celé kladné číslo od 0 do 999, které udává stupeň důležitosti zprávy (vyšší číslo=vyšší priorita). Této hodnoty mohou využívat Seznamy (viz dále) pro třídění zpráv.

Vlastnosti

Do pole Datum a čas je při vytvoření zprávy automaticky doplněn časový údaj vzniku zprávy. Tento údaj je možné později změnit.

Pole Publikovat dne obsahuje časový údaj, určující okamžik počátku platnosti zprávy.

Pole Vyprší dne obsahuje časový údaj, určující okamžik ukončení platnosti zprávy.

Poznámka: Tyto dva časové údaje definují časovou platnost zprávy.

Aktuální platnost zprávy určují tyto stavy zpráv: Odloženo a Vypršelo Zprávu lze zadat tak, že má být publikována k určitému datu a k určitému datu má ukončit svou platnost. Uživatelské rozhraní pro zadávání těchto údajů podporuje zadání přesného data nebo intervalu (např. vyprší 30 dní od data publikace). Úloha s názvem Expirace pro Plánovač úloh (je nutno ji po instalaci nastavit v části Administrace – Plánovač úloh) pak může v pravidelných intervalech procházet databázi zpráv a provádět příslušné operace nad zprávami. Tato úloha je součástí pouze varianty Enterprise.

Pokud je nalezena zpráva, která se má podle zadaných údajů publikovat, převede ji proces do stavu Publikováno. Taková zpráva může být již předem přiřazena na nějaké stránky, součástí sekvence s procesem pro ukončení platnosti zprávy může být i příkaz pro přegenerování příslušných stránek. Pokud zpráva ukončí svoji platnost, provede proces změnu stavu na Vypršelo nebo Archivováno a eventuálně i zprávu odstraní ze všech stránek.

Pole Aktualizováno obsahuje časový údaj o poslední změně zprávy. Není možné jej modifikovat.

Všude tam, kde se ve WebToDate zadává nějaký datum, je možné toto datum vybrat z rozevíracího kalendáře. Klepnutím na ikonu vpravo od příslušného pole se rozevře kalendář, klepnutím na nějaký den v kalendáři se do pole doplní příslušné datum.

Pole Odkaz nadpisu obsahuje URL vytvořeného článku. Toto pole je při vytváření vyplněno automaticky ve výchozí konfiguraci ve tvaru typu /scripts/detail.php?id=<cislo> a při běžném používání je není třeba změnit. Pokud ale například chcete zadat odkaz na článek, který je publikován na jiném serveru, je dovoleno je změnit – pak může toto pole obsahovat například http://www.macronsoftware.cz. V takovém případě je ale třeba použít zaškrtávací okénko automaticky neměnit, aby WebToDate při uložení zprávy toto URL automaticky neopravil.

Poznámka: výchozí tvar pole je možné nastavit v souboru global.php pomocí parametru:

define( 'DETAILURL', '/scripts/detail.php?id=<!--WTD_F(ID)-->' );

Tímto způsobem je například možné dosáhnout toho, že všechny zprávy mají URL typu /clanek142.htm, kterým lze dosáhnout příznivějších výsledků při optimalizaci stránek pro vyhledávače. Více o konfiguraci tvaru URL pro zprávy se dozvíte v kapitole URL stránek.

Pod polem Odkaz nadpisu jsou následující tlačítka pro práci s obsahem tohoto pole:

• Obnovit - vrátí změněný obsah pole do původního tvaru
• ID - nakopíruje do systémové schránky ID zprávy
• URL - nakopíruje do systémové schránky URL zprávy
• Odkaz - nakopíruje do systémové schránky celý HTML tag s odkazem na zprávu

V prohlížeči Firefox je dostupné pouze tlačítko Obnovit. Tento prohlížeč nepodporuje práci se systémovou schránkou, takže ostatní vyjmenované funkce nejsou dostupné.

Odkaz popisu má podobnou funkci jako Odkaz nadpisu. Do pole Podtext napište text, který se zpravidla zobrazuje malým písmem pod popisem zprávy. Podtext se používá například pro zapsání elektronické adresy, či odkazu na webové zdroje. Údaj v poli Odkaz podtextu má obdobnou funkci jako Odkaz nadpisu.

Poznámka: využití polí Odkaz popisu, Odkaz nadpisu, Podtext, ale i dalších, může být zcela libovolné. Rozhodující pro jejich zobrazování je jejich použití ve stylech a šablonách (viz dále).

Do pole Zkratka je možné napsat až 150 znaků zkratky jednoznačně označující zprávu. Tuto zkratku lze pak používat pro alternativní způsob odkazování na detailní článek – místo /scripts/detail.php?id=<cislo>'' je možné použít ''/scripts/detail.php?abbrev=<zkratka>. Při běžné práci není nutné toto pole vyplňovat. Zkratka se může vyplňovat i automaticky dle nastavení konfigurace WebToDate popsaném v kapitole Možnosti změn ve tvaru URL stránek.

Poznámka: Pole Zkratka může být uzamčeno pro změny uživatelem v závislosti na konfigurační konstantě NEWSABBREV_LOCK.

Pokud využíváte WebToDate pro elektronickou podobu média, které má svoji předlohu v tištěné podobě, můžete vyplnit i pole Číslo vydání a Strana.

Poznámka: Prezentační vrstvu pro práci s vydáními řeší modul Publikace a vydání, který má samostatnou uživatelskou příručku a je standardně součástí pouze varianty Enterprise.

Pomocí tlačítka Umístěno je možné vygenerovat hromadně všechny stránky, na kterých se upravovaná zpráva vyskytuje - více viz Generování všech stránek s výskytem zvolené zprávy.

Poznámka: Při opakovaném zadávání nových zpráv se vyplňují některá pole podle předtím zadané zprávy (pole Autor, Kategorie, Publikace, Vydání). Jde o funkci, která dokáže velice urychlit práci s publikačním systémem. Při nepozorném používání funkce může naopak způsobit neočekávané výsledky – uživatel například může uložit novou zprávu s nastavením Předloha: žádná, zařadit ji do vydání či jiné kategorie, aniž chtěl, apod.

Poznámka: WebToDate usnadňuje opakované zakládání nových zpráv tak, že se určité prvky formuláře pro zprávy v rámci session pamatuje a jejich hodnoty znovu použije pro předvyplnění formuláře nově zakládané zprávy. Jedná se o následující pole: Autor (dle konfigurační konstatny AUTHOR_FILL_FIELD), Automatické řádkování, Kategorie, Publikace, Rubrika, Číslo vydání.

Stavy zpráv a zamykání

Každá zpráva se nachází v jednom ze stavů Vloženo – Ke schválení – Schváleno – Publikováno – Archivováno - Odloženo - Vypršelo. Pouze zprávy ve stavu Publikováno a Archivováno jsou viditelné z veřejné části webu spravovaného WebToDate, ostatní zprávy jsou přístupné pouze pro uživatele WebToDate.

Změny stavů zpráv jsou úzce svázány s uživatelskými právy, uživatel v roli Redaktor může pracovat pouze se zprávami ve stavu Vloženo a Ke schválení, změnit stav na Schváleno či Publikováno apod. může pouze Editor či člen týmu Administrátoři. Principy práce se stavy a celé workflow ve WebToDate je vysvětleno v kapitole Workflow a práva při zpracování obsahu.

Ve formuláři pro zprávy se dále nachází tlačítka Zamknout / Odemknout. Tento mechanizmus brání tomu, aby se zprávou pracovalo více uživatelů najednou. Zamčenou zprávu edituje uživatel, který zprávu zamknul a ostatní takovou zprávu mohou pouze číst.

Poznámka: tato funkce může být volitelně zapnuta či vypnuta. Ve variantě Enterprise je standardně zapnuta, ve variantě Standard naopak vypnuta. Toto se konfiguruje globálně v předvolbách WebToDate, viz kapitola Globální konfigurace WebToDate.

Je důležité po ukončení práce zprávu zase odemknout, jinak k ní nikdo jiný nebude mít pro úpravy přístup.

Poznámka: administrátor může odemknout i uzamčené zprávy jiných uživatelů, a to jak jednotlivě tak např. hromadně všechny uzamčené zprávy. Tato funkčnost je součástí modulu Verifikace.

Pokud má uživatel příslušná oprávnění a zpráva není ve stavu Publikováno, je ve formuláři tlačítko Publikovat. Toto tlačítko zároveň změní stav zprávy na Publikováno a zároveň zprávu odemkne.

Zprávy a předlohy

Zprávě se při vložení přiděluje nějaká předloha, což je šablona pro zobrazení celého textu zprávy. Tato předloha se přidělí buď automaticky (podle zařazení zprávy do kategorie či publikace) nebo se při zadávání zprávy explicitně vybere. Možné volby jsou zde výchozí - žádná - konkrétní vybraná.

Pokud je zvoleno výchozí, přiděluje se předloha buď podle výchozí kategorie zprávy, nebo podle publikace, podle toho, ve kterém takovém objektu je výchozí předloha specifikována. Pokud je předloha specifikována v obou těchto objektech, použije se volba v konfiguračním souboru global.php specifikující, která možnost má přednost. Výchozí volba pro nové instalace je "podle kategorie".

Doporučení pro nastavení předloh jsou následující:

• Pokud se jedná o strukturou jednoduchý web, u kterého stačí jedna předloha pro všechny zprávy, nastavte tuto předlohu na úrovni publikace, to je nejjednodušší možnost.
• Pokud chcete naopak specifikovat více druhů šablon, které se použijí pro zprávy v závislosti na tom, kde se návštěvník webu ve stromu kategorií zrovna nachází, použijte nastavení podle kategorií.
• Nastavení v jednotlivých kategoriích bude patrně potřebné i v případě, že se jedná o vícejazyčnou www prezentaci - ve stromu kategorií lze specifikovat předlohy pro každý jazyk zvlášť, u publikací to možné není. Práce s kategoriemi je ale v tomto smyslu pracnější, protože tuto volbu je třeba nastavit u každé kategorie zvlášť.

Soubory patřící ke zprávě

Záložka Zdroje slouží k připojování souborů ke zprávě. Typicky se zde připojují následující typy souborů či položek:

• Obrázky, které se vyskytují v těle textu zprávy nebo ilustrační obrázky používané u výskytů zpráv na stránkách - rubrikách
• Obrázky, které se prezentují jako fotogalerie
• Soubory ke stažení, které se prezentují buď jako seznam souborů ke stažení nebo jako odkazy na jednotlivé soubory v těle zprávy.
• Odkazy směřující kamkoliv (do dané prezentace, na jiný server), které se vyskytují buď v těle zprávy nebo v nějakém seznamu (související odkazy, soubory ke stažení).

Nejdůležitější funkcí je zde tlačítko Připojit výběr položek - tato funkce zobrazí tzv. uživatelský výběr z databáze zdrojů (položky označené uživatelem ve zdrojích jako vybrané) a umožňuje tyto položky ke zprávě připojit. Funkce je detailně popsaná v kapitole Použití zdrojů ve zprávách. Tato funkce připojuje položky, které jsou již vloženy do databáze zdrojů. Ke zprávě lze ještě připojit soubory dalšími způsoby:

• Soubor chceme připojit ke zprávě a zároveň vložit do databáze zdrojů - použijeme tlačítko Přidat soubor.
• Chceme vložit ke zprávě ilustrační obrázek, který se nachází na diskovém prostoru pro obrázky (mimo databázi příloh) - použijeme tlačítko Vložit vedle pole Obrázek. Tato funkce je zde ovšem spíše z důvodů zpětné kompatibility s předchozími verzemi WebToDate, doporučovaný způsob je využití zdrojů.

Funkce Přidat soubor otevírá v novém okně následující dialog.

Pomocí této funkce lze připojit ke zprávě jeden soubor libovolného typu umístěný na lokálním disku, lze ji využít pro přidání přílohy ke stažení, konverzi MS Word dokumentu do HTML kódu těla zprávy i pro připojení obrázku jako ilustrační fotografie, součásti fotogalerie apod.

Tento dialog vyplňte následujícím způsobem:

• Soubor - zadejte cestu k souboru na lokálním disku
• Adresář - adresář pro umístění souboru na serveru, předvyplní se podle složek výchozí kategorie zprávy
• Umístění - veřejná nebo privátní zóna, vysvětlení těchto termínů je v kapitole Veřejná a privátní zóna
• Import MSW - funkce umožňuje import dokumentů MS Word na straně serveru, viz kapitola Přenos dat z dokumentů MS Office. Volby nejsou aktivní, pokud je detekováno, že vybraný soubor není dokument MS Word.
• Vytvořit pro obrázek další variantu – je-li zvoleno, ukládá se vybraný obrázek do vytvářeného zdroje jako master varianta a navíc se automaticky vytváří druhá varianta ve zvolených rozměrech. Volba není aktivní, pokud je detekováno, že zvolený soubor není obrázek.
• Připojit jako – volí se, zda připojit soubor ke zprávě jako přílohu nebo pod zvoleným stylem, jedná se o stejnou funkci jako v případě použití tlačítka Připojit výběr souborů.
• Nadpis - nadpis zdroje (povinný)
• Popis - popis zdroje (nepovinný)
• Stav - vyberte odpovídající stav zdroje
• Publikovat dne, Vyprší dne - zde se nepovinně specifikuje případná časová platnost zdroje
• Načíst IPTC popisky - je-li zvoleno a zároveň se jedná o vložení obrázku typu JPEG, který má v sobě IPTC popisky, tyto popisky se využijí jako metadata zdroje
• Přidat soubor do uživatelského výběru – je-li zvoleno, tak kromě toho, že se soubor připojí ke zprávě, se navíc vloží do uživatelského výběru.

Tlačítko Pojmenovat zdroj je funkční po výběru souboru v poli Soubor, vyplní pole Nadpis podle názvu vybraného souboru.

Pokud není zvoleno Vytvořit pro obrázek další variantu, všechny operace se týkají aktuálně vkládaného obrázku. Naopak vytváří-li se další varianta, platí:

• Ke zprávě se připojí tato další varianta, nikoliv původní obrázek
• Stejně tak do uživatelského výběru (pokud je toto zvoleno) se přidává tato druhá varianta
• Druhá varianta se vytváří jen pokud je zjištěno, že rozměry této varianty budou menší než originálního obrázku, jinak se postupuje tak, jako kdyby tato volba vůbec nebyla zvolena.

Po úspěšném zpracování v tomto formuláři bude tedy založen nový zdroj, v něm bude umístěn vybraný soubor a tento soubor bude u zprávy prezentován jako soubor připojený pod zvoleným stylem nebo příloha ke stažení (nebo i obrázek fotogalerie, záleží v zásadě na konfiguraci a vybrání druhu seznamu). Metadata zdroje neuvedená v této obrazovce (kategorie, klíčová slova apod.) se přebírají ze zprávy, ke které je soubor připojován. Nezapomeňte, že i zdroje mají své stavy, aby bylo možné soubor ze zdroje v publikované zprávě zobrazit, musí být i zdroj ve stavu Publikováno.

Pokud jsou nějaké položky připojeny k nějakému seznamu příloh, je pořadí jejich zobrazování ve stránce se zprávou v prezentační části primárně dáno definicí seznamu typu seznam příloh ke zprávě. Existuje však možnost explicitně definovat pořadí zobrazování položek v takovém seznamu - pro tyto účely použijte tlačítko Upravit pořadí položek.

Seznam připojených souborů v záložce Zdroje zprávy obsahuje pro každý soubor název zdroje a souboru a informace o souboru (velikost a případně rozměry obrázku). Dále jsou v každém řádku ikony pro manipulaci s těmito soubory (resp. s jejich instancemi ve zprávě). Jedná se o následující možnosti:

• Náhled – zobrazuje v novém okně soubor
• Úprava vlastností instance – otevírá dialog pro nastavení vlastností instance (specifikuje se zde v podstatě buď příslušnost k určitému seznamu příloh nebo styl, kterým se soubor ve zprávě formátuje)
• Odstranit – po potvrzení odstraňuje připojení souboru ke zprávě
• Vložit klíčové slovo pro instanci do schránky (systémového clipboardu)
• Vložit klíčové slovo pro instanci do pole Obrázek

Ikona Vložit klíčové slovo pro instanci do schránky není v prohlížeči Firefox k dispozici. Místo toho se v tomto prohlížeči v seznamu souborů před název souboru místo ID souboru generuje celé klíčové slovo instance, pro kopírování je tedy třeba vybrat toto klíčové slovo myší a nakopírovat standardním způsobem.

Další podrobnosti a vysvětlení celého principu správy a publikování souborů naleznete v kapitole Zdroje.

Seznam zpráv

Možnosti zobrazení seznamu zpráv

Seznam (výpis) zpráv lze zobrazit pomocí příkazu Zprávy v hlavní nabídce nebo výběrem funkce Zprávy ve stromu kategorií (zobrazí zprávy z dané kategorie). Zprávy jsou zobrazeny v tabulce v pravém horním rámu. Řádky tabulky odpovídají jednotlivým zprávám a ve sloupcích jsou uvedeny vlastnosti zpráv (Nadpis, Kategorie, Publikace, Datum a Stav). Konkrétní sloupce se mohou měnit dle aktuálního stavu databáze WebToDate - např. pokud je v systému definována jen jedna publikace, sloupec se nezobrazuje, protože tato informace by neměla příliš vysokou hodnotu apod.

Se seznamem zpráv lze provádět tyto činnosti:

• Klepnutím na odkaz Přidat nad seznamem se zobrazí formulář Nová zpráva, pomocí kterého můžete do databáze přidat novou zprávu.
• Klepnutím na některé názvy sloupců (např. Nadpis či Datum) lze zprávy setřídit podle hodnot v příslušném sloupci.
• Klepnutím na nadpis zprávy v seznamu zobrazíte pro danou zprávu formulář Úprava zprávy. Pomocí tohoto formuláře lze upravovat vlastností zprávy. Formulář Úprava zprávy je velmi podobný formuláři Nová zpráva, rozdílný je pouze panel tlačítek v horní části formuláře.
• Klepnutím na ikonu lupy v daném řádku se zobrazí náhled stránky se zprávou.
• Klepnutím na ikonu mezi lupou a zámečkem se zobrazí okno s vizuálním režimem pro úpravu zprávy.
• Klepnutím na ikonu zámečku (pokud je funkce zapnuta, viz kapitola Stavy zpráv a zamykání) se zobrazí dialogové okénko s informací o uzamčení dané zprávy (např. kdo danou zprávu uzamkl).

Položky ke zpracování

V seznamu zpráv se zobrazuje vpravo nahoře odkaz Ke zpracování. Cílem této funkce je umožnit uživatelům WebToDate na jedno klepnutí zobrazit seznam pro ně relevantních zpráv, tj. těch, které čekají na nějakou akci a tato akce je pravděpodobně vyžadována od daného uživatele.

Obsah výpisu je závislý na uživatelových rolích v týmech. Zprávy, které jsou pro daného uživatele relevantní v závislosti na jeho roli, jsou definovány podle následující tabulky.

Role	Kritérium
Redaktor	Všechny zprávy, které má uživatel uzamčené Zprávy, které jsou ve stavu Vloženo, naposledy je editoval tento uživatel (i odemčené – redaktor by měl po ukončení změnit stav na Ke schválení, jinak zpráva pořád není postoupená dál) a jsou ve vlastnictví jeho týmu
Editor	Všechny zprávy, které má uživatel uzamčené Zprávy, které jsou ve stavu Ke schválení či Schváleno, jsou ve vlastnictví jeho týmu a jsou odemčené (pokud je má uzamčené jiný uživatel, už je zpracovává) Zprávy, které jsou ve stavu Vloženo, jsou ve vlastnictví jeho týmu a naposledy je editoval tento uživatel (pro případ, že editor vložil nějaké zprávy)
Administrátor	Všechny zprávy, které má uživatel uzamčené Zprávy, které jsou ve stavu Vloženo, Ke schválení či Schváleno a naposledy je editoval tento uživatel (pro případ, že administrátor vložil nějaké zprávy); zde se vlastnictví týmem nerozlišuje.

Analogická funkce se stejnými výběrovými kritérii je k dispozici i v seznamu zdrojů.

Přidání zprávy na stránku

• Klepnutím na šipku nalevo od nadpisu zprávy lze příslušnou zprávu přidat na aktuální stránku. Aktuální stránka je ta, jejíž oblasti a vlastnosti najdete pod záložkou Vybraná stránka v levém sloupci.
• Po klepnutí na šipku se zobrazí formulář Přidání zprávy na aktuální stránku, v jehož záhlaví je uveden název přidávané zprávy a název aktuální stránky. Není-li sloupeček se šipkami v seznamu, znamená to, že není vybrána žádná stránka, na kterou lze zprávy přidávat, nebo nemáte příslušná oprávnění.

V rozevírací nabídce Oblast vyberte oblast zpráv, kde bude zpráva na stránce zobrazena. Systém automaticky nabídne seznam oblastí, které jsou v příslušně šabloně stránky použity. Bližší informace o oblastech zpráv jsou uvedeny v kapitole Oblasti.

V rozevírací nabídce Styl vyberte styl zpráv, ve kterém bude zpráva na stránce zobrazena. Zvolením možnosti –výchozí-- vyberete styl, který byl pro danou oblast stanoven jako výchozí.

V poli Priorita lze nastavit prioritu zprávy, která se využívá při definování pořadí zpráv na stránce. Prioritu lze zadat buď jako číslo z klávesnice, nebo lze použít volby umístit jako první či umístit jako poslední. Tyto funkce provedou automatický přepočet priority tak, aby byl splněn zadaný požadavek.

Priorita ovlivní pořadí jen v určitých případech. Každá oblast na stránce má nastavené třídění zpráv v oblasti. Pokud je např. zvoleno abecední třídění, nemá priorita na výslednou podobu stránky vliv.

Práci s prioritami ovlivňují v konfiguračním souboru global.php konstanty MIN_PRIORITY (minimální priorita), MAX_PRIORITY (maximální priorita) a DEFAULT_PRIORITY (výchozí priorita).

Pomocí volby Vložit na stránku vyberte, zda má být zpráva do stránky předgenerována v okamžiku generování stránky (poloha Staticky), nebo zda má být její aktuální stav zjišťován až v okamžiku požadavku na stránku (poloha Dynamicky). Doporučujeme pro běžné případy ponechat volbu v poloze Staticky, která méně zatěžuje server.

Vyhledávání zpráv

WebToDate poskytuje uživatelské rozhraní pro vyhledávání a filtraci zpráv v databázi. Vyhledané zprávy se zobrazí v seznamu, ve kterém je pak lze snadno třídit a přidávat na stránky.

Zprávy se vyhledávají takto:

V hlavní nabídce zvolte příkaz Zprávy. V pravém horním rámu se zobrazí seznam zpráv, nad nímž je příkaz Vyhledat. Klepněte na něj.

Vyberte či doplňte kritéria pro vyhledávání ve vyhledávacím formuláři a klepněte na tlačítko Vyhledat.

Vyhledávání v názvu pracuje tak, že lze zadat pouze část slova, nezáleží na malých a velkých písmenech. Zadání více slov se interpretuje jako dvě oddělená slova či jejich části, nemusí být tudíž v textu vedle sebe.

Vyhledávání funguje v podstatě jako filtr, to znamená, že v pravém horním rámu se zobrazují pouze ty zprávy, které vyhovují zadané podmínce, dokud podmínka není změněna (změnu podmínky lze ovšem provést i tím, že se zobrazí zprávy z nějakého uzlu stromu kategorií). Tuto filtraci lze uvést do původního stavu tlačítkem Všechny.

Zvláštní funkci má zaškrtávací políčko S poznámkou. Pokud je zaškrtnuto, hledají se pouze zprávy, na které se tato podmínka vztahuje (pole Poznámka ve zprávě je neprázdné).

Další vlastnosti této funkce jsou následující:

• Zadané podmínky se spojují logickou spojkou "a zároveň", čím více kritérií tedy zadáte, tím přesnější a menší bude výsledek.
• Je podporováno i fulltextové hledání ve zprávách. Fulltextově se indexují ve zprávách obsahy polí Nadpis, Popis, Tělo a Autor. Fulltextové hledání je podporováno v administračním rozhraní jen v případě, že se ukládají celé texty zpráv do databáze (viz kapitola Globální konfigurace WebToDate) a jen u databází podporujících přímo fulltextovou indexaci (MySQL, MS SQL Server).

Speciálním případem hledání je příkaz Všechny v horní liště nad seznamem zpráv. Tento příkaz vypíše v seznamu rovnou všechny zprávy (bez omezující vyhledávací podmínky) bez přechodu na vyhledávací formulář.

WYSIWYG editor

WYSIWYG editor slouží k vytváření zpráv s HTML formátováním bez znalostí tohoto jazyka. Pokud chcete využít této možnosti tvorby zpráv, vyvolejte editor tlačítkem vedle pole pro Tělo.

Základní funkce tohoto editoru jsou:

• Formátování textu v HTML včetně např. vkládání tabulek či odkazů
• Vkládání položek z databáze zdrojů do textu
• Vkládání obrázků do textu
• Zobrazení ve formě WYSIWYG režimu a režimu zdrojového textu

Podrobnější popis funkčnosti tohoto editoru najdete v Příručce WYSIWYG editor.

Tlačítko pro editor není ve formuláři přítomno v případě, že zpráva je odemčena a uživatel ji nemůže upravovat. Volání editoru má následující vlastnosti:

1. Po klepnutí na ikonu editoru se nejprve uloží obsah formuláře, který ikonu obsahuje
2. Pak se v novém okně otevírá pro úpravy obsah daného pole, který se zobrazuje a upravuje právě pomocí WYSIWYG editoru
3. Funkce pro uložení upravovaného obsahu zavírá okno s editorem, v databázi obsahu WebToDate aktualizuje změněný text a následně znovu načítá formulář upravovaného objektu (zprávy apod.). Tím se změny provedené v editoru projeví i v tomto formuláři.
4. Pokud klepnete na ikonu editoru a zároveň držíte klávesu Alt na klávesnici, vynechává se první krok, tj. uložení obsahu formuláře. Pokud tedy víte, že jste ve formuláři neměnili obsah jiných polí a chcete pouze změnit obsah těla zprávy či podobný objekt, můžete využít tuto možnost – ušetří se jedno odeslání obsahu formuláře na server, což zrychluje práci se systémem.

Přizpůsobitelná struktura zpráv

Po instalaci WebToDate je v databázi zpráv připravená pro práci pevně definovaná struktura databáze zpráv. Jsou zde pole jako Nadpis, Popis apod., pevně jsou definována možná metadata (kategorie, témata, klíčová slova apod.).

Tuto připravenou strukturu lze pro danou instalaci rozšiřovat o další položky. Lze přidávat další pole, specifikovat jejich typ (text, datum apod.), maximální délku, to zda musí být pole povinně vyplněno apod.

Pole z této přizpůsobitelné struktury se zobrazují v záložce Další formuláře pro vkládání a úpravy zpráv.

Této funkci, jak ji lze používat a způsobu definice struktury je věnovaná samostatná kapitola Struktura obsahu.

Pohledy

Možnosti pohledů

WebToDate je nástroj s velkou konfigurovatelností při tvorbě zpráv. Uživatel má k dispozici velký počet vlastností zpráv, nicméně u mnoha zpráv se některé vlastnosti stále opakují a některé z hlediska funkčnosti uživatele nemusí být používané. K řešení tohoto problému slouží Pohledy.

Smyslem Pohledů je nabídnout uživateli při vytváření a úpravě zprávy pouze ty vlastnosti, které ho skutečně zajímají a měl by je vyplnit. Ve funkci pro definici pohledů se v pravém dolním okně zobrazí seznam všech vlastností, které můžeme u zprávy měnit. Vedle názvu vlastnosti je zaškrtávací políčko, které rozhoduje, zda tuto vlastnost budeme moci při tvorbě zprávy upravovat (tj. WebToDate nám ji při vytváření zprávy s tímto pohledem nabídne). Příslušné vlastnosti můžeme přiřadit výchozí hodnotu – ta pak bude při vytváření nové zprávy předvyplněna. To platí jak pro viditelné, tak pro skryté vlastnosti zpráv. Dvojitými šipkami můžeme měnit pořadí vlastností zprávy ve formuláři.

Pro přílohy ke zprávě je v definici pohledu zvláštní volba, u které nezávisí na pořadí. Pokud je tato volba zaškrtnuta, výsledný formulář má dvě záložky Data a Zdroje, kde pod Zdroje se zobrazí seznam příloh ve stejné podobě jako ve zprávách, pokud volba není zaškrtnuta, záložky se nezobrazují.

Poznámka V nastavení Uživatele má administrátor možnost pro jednotlivé uživatele zakázat změnu pohledů.

Definice pohledů

Definovat pohledy může pouze administrátor. Přejděte do nabídky Administrace – Pohledy a v pravém horním rohu okna klikněte na Přidat. Nejprve se zobrazí formulář, kde se určí, zda bude nebo nebude pohled používat přizpůsobitelnou strukturu databáze zpráv.

To se určuje v nabídce Struktura zpráv. Možné hodnoty jsou:

• Výchozí – pohled nebude používat přizpůsobitelnou strukturu zpráv
• Rozšířené zprávy – pohled bude používat přizpůsobitelnou strukturu zpráv

Tuto volbu již nelze následně změnit.

Po přidání nové definice pohledu se zobrazí formulář, který je na následujícím otisku obrazovky.

V tomto formuláři jsou následující možnosti:

• Zaškrtnout, která pole se ve vstupním formuláři budou zobrazovat
• Pomocí šipek definovat jejich pořadí
• Klepnutím na název pole v dialogu nastavit další vlastnosti pole v pohledu (viz následující otisk obrazovky).

V tomto dialogu pro vlastnosti pole v pohledu se nacházejí následující položky:

• Název pohledu – nelze jej měnit v tomto dialogu, lze jej ale měnit přímo ve formuláři pro definici pohledu
• Systémový název pole – jedná se buď o pevně daný název pole pro pevnou část struktury zpráv nebo název definovaný administrátorem WebToDate pro pole v přizpůsobitelné struktuře zpráv.
• Uživatelský název pole – popisek, který se pak zobrazuje ve formuláři pro úpravy zpráv vygenerovaném na základě definice pohledu. Jako výchozí hodnota je zde Systémový název pole, tento název lze libovolně měnit, ale musí být vyplněn.
• Volby pro výchozí hodnotu pole

Výchozí hodnota může fungovat následovně:

1. První volbou se definuje pevně daná výchozí hodnota. Pokud je pole Výchozí hodnota prázdné, nemá v tom případě pole výchozí hodnotu.
2. Druhá možnost znamená, že se do pole dosadí výchozí hodnota podle obsahu jiného pole, ale jen pro nové zprávy.
3. Třetí možnost znamená, že se do pole dosadí výchozí hodnota podle obsahu jiného pole vždy, pokud se ponechá dané pole neprázdné.

Toto automatické vyplňování výchozích hodnot podle jiných polí můžete použít v případě, že např. potřebujete ve zprávách nějaké pole, které má zpravidla stejnou hodnotu jako např. Popis či jiné textové pole, ale v některých případech je potřeba manuálně zadat nějaký odlišný text.

Výběr pohledu pro nové zprávy

Pokud chceme zadávat novou zprávu v nějakém pohledu, je třeba pohled aktivovat. Pro aktivaci zvolte z rozevírací nabídky Pohled ve formuláři pro zprávy (např. v prázdném formuláři pro vložení nové zprávy) příslušný název pohledu.

Pokud chceme naopak pohled deaktivovat a pro nové zprávy používat standardní vstupní formulář, je třeba zvolit výchozí hodnotu této rozevírací nabídky. Výběr pohledu je platný po dobu jednoho přihlášení k WebToDate. Informaci o tom, jaký pohled je právě aktivní, lze nalézt na úvodní stránce přihlášeného uživatele:

Zpráva si při uložení "pamatuje", v jakém pohledu byla založena a při jejích opětovných úpravách se otevírá v tomto pohledu. Pohled je možné ve formuláři pro zprávu změnit pomocí nabídky Pohled.

Aby nebylo nutná po každém přihlášení aktivovat nějaký pohled, je možné pro každého uživatele definovat výchozí pohled. Toto může učinit administrátor ve formuláři pro úpravu profilu uživatele.

V nabídce Výchozí pohled můžete zvolit pohled, který se stane pro daného uživatele po přihlášení automaticky aktivním. Navíc je k dispozici zaškrtávací okénko Zakázat změnu pohledu – daný uživatel pak vynuceně zakládá nové zprávy v tomto pohledu a tuto volbu nemůže změnit.

Toto nastavení je užitečné v případě, že chcete uživatelům připravit formuláře, které mají pouze pole potřebná pro tyto uživatele a zamezit jim, aby mohli měnit nějaké další údaje (typicky metadata), které nechcete, aby měnili.

Vkládání zpráv pomocí pohledů

Pokud je nějaký pohled aktivní, při vyvolání funkce pro přidání zprávy se vyvolá formulář odpovídající definici pohledu tak, jak je znázorněno na následujícím otisku obrazovky.

Formulář obsahuje navolená pole, do formuláře se vždy generují některé systémové funkce svázané se zadáváním zpráv nebo s konkrétním polem (Tlačítko Umístěno, ikona pro editor u těla zprávy apod.).

Přenos dat z dokumentů MS Office

Konverze souborů MS Word na straně serveru

WebToDate podporuje konverzi dokumentů MS Word na straně serveru. Pokud chcete importovat takový dokument do databáze zpráv, postupujte následujícím způsobem:

1. Založte novou zprávu, vyplňte přinejmenším nadpis zprávy a případně vhodná metadata a zprávu uložte. Dokud není zpráva uložena, není funkce pro import dokumentu k dispozici.
2. Vyvolejte funkci pro import tlačítkem s ikonou aplikace MS Word vedle pole pro tělo zprávy. Zobrazí se následující dialog.

Význam polí v tomto dialogu je následující:

• Soubor – zadává se cesta k souboru na lokálním disku
• Formát – volí se buď konverze do HTML kódu, nebo konverze do čistého textu
• Přidat na konec těla – po importu se buď celé tělo přepíše, nebo se importovaný text přidá za aktuální obsah pole Tělo
• Přidat jako přílohu – pokud zvolíte tuto volbu, nespustí se po použití tlačítka Importovat přímo Import, ale zobrazí se dialog podobný tomu, který je popsán v kapitole Soubory patřící ke zprávě. To znamená, že kromě konverze obsahu do HTML či textu bude MS Word soubor zařazen do databáze zdrojů a připojen ke zprávě jako příloha, metadata potřebná pro databázi zdrojů se specifikují právě v tomto dialogovém okně.
• Včetně obrázků – pokud není zvoleno, jsou všechny obrázky v původním souboru ignorovány a odstraněny. Pokud naopak je tato volba zvolena, obrázky se automaticky neodstraňují, ale jsou aplikovány funkce na jejich podporu (viz níže).
• Včetně metadat – pokud je zvoleno, přenesou se z dokumentu vybraná metadata (vlastnosti dokumentu), a to konkrétně Komentář (vloží se do pole Popis zprávy), Autor (vloží se do pole Autor zprávy) a Klíčová slova (vloží se jako klíčová slova zprávy).

Tato importní funkce má následující vlastnosti:

• Lze ji spustit jen pro existující uložené zprávy
• Funkce mění obsah pole Tělo a to buď toto pole kompletně přepíše, nebo připojí za aktuální obsah. Volba Včetně metadat může navíc přepsat obsah polí Popis, Autor a Klíčová slova.
• Je podporována konverze běžně používaných prvků, jako jsou nadpisy, paragrafy, odrážky, tabulky apod. Zpracování těchto prvků (tj. výsledný HTML kód) lze ovlivnit pomocí konfiguračního XML souboru – viz kapitola Další možnosti konfigurace.

Pokud je při konverzi do HTML zapnut převod obrázků, neznamená to, že obrázky jsou to HTML kódu automaticky vloženy. Převod postupuje takto:

• Obrázky, které převodní aplikace extrahuje s DOC souboru, jsou umístěny do schránky databáze zdrojů daného uživatele
• V HTML kódu těla zprávy je původní umístění obrázků reprezentováno HTML komentářem ve tvaru <!-- <img width="xxx" height="x" src="nazev_souboru.png"> -->

Obrázky je dále nutno zpracovat ručně, tj. vložit do databáze zdrojů, připojit ke zprávě a nahradit výše uvedené komentářové značky v těle zprávy značkami pro instance souborů v databázi zdrojů – více o zpracování obrázků viz kapitola Zdroje.

Poznámka: počet obrázků umístěných do schránky je závislý na úspěšnosti extrahování obrázků z DOC souboru konverzní aplikací – ne všechny obrázky musí být nutně úspěšně extrahovány. Formát, do kterého konverzní aplikace obrázky převádí, je PNG.

Průběh konverze lze sledovat v dialogovém okně – vypisuje se průběh celého importu, trvání jednotlivých kroků a případně další informace jako nalezená metadata apod.:

V nastavení uživatele může administrátor zvolit, jaký kód může daný uživatel do zpráv vkládat. Možnosti jsou bez omezení – základní formátování – bez HTML. "Základní formátování" znamená, že na serveru lze definovat základní seznam HTML značek, ostatní značky jsou odfiltrovány. Tato volba je nadřazená možnostem importu z MS Word. To znamená, že po importu je ještě zkontrolováno nastavení uživatele a text zprávy je (v případě, že uživatel má nastavenou jinou volbu než bez omezení) automaticky filtrován a to bez ohledu na to, zda uživatel při importu zvolil formát HTML nebo text.

Poznámka:

Import dokumentů MS Word je realizován prostřednictvím programu wvWare, jehož chování určují následující konstanty v souboru global.php: define ("WVWARE_EXE", "/usr/bin/wvWare") … cesta ke složce, kde je "exe" soubor" instalovaného programu wvWare. define ("WVWARE_XML_DIR", "/usr/share/wv/") …cesta ke složce, kde jsou uloženy XML předlohy WvWare. define ("WVWARE_ENCODING", "windows-1250") … znaková sada použitá při konverzi dokumentů.

Pokud nejsou tyto konstanty správně definovány, nemusí být tlačítko pro import dokumentů ve formulářích pro zprávy vůbec dostupné.

Další možnosti

Přenos obsahu dokumentů MS Office (zejména MS Word a MS Excel) je dále možný ve WYSIWYG editoru přes systémovou stránku (clipboard). Tato funkce je popsána v samostatné příručce pro WYSIWYG editor.