WebToDate/Referenční/Workflow obsahu

Zpracování obsahu z hlediska workflow

Obecná pravidla postupu při zpracování obsahu a s tím spojená přístupová práva jsou popsána v kapitole Workflow a práva při zpracování obsahu. Na následujícím diagramu je znázorněn možný životní cyklus vložené jednotky obsahu, tj. zejména zprávy.

Tento diagram ovšem nezahrnuje možné události ohledně revizí zpráv. Práce s revizemi má rovněž vliv na přechod mezi stavy a lze nakonfigurovat, jaké chování je požadováno např. při publikaci nové revize zprávy apod.

Uživatel v roli redaktor vkládá zprávu a předává ji ke schválení. V dalším kroku uživatel v roli editor zprávu kontroluje, schvaluje a rozhoduje o způsobu její publikace. Nakonec mohou nastoupit automatizované procesy řešící případné ukončení platnosti.

Při rozhodování o způsobu publikace lze postupovat jednou z následujících metod:

• Zpráva se ihned publikuje a vkládá na vhodné oblasti na stránkách - jedná se o nejčastější způsob, všechny možnosti tohoto postupu jsou detailně popsány v kapitolách popisujících práci s odpovídajícími objekty.
• Zpráva se publikuje odloženě - je považována za připravenou k publikaci, ale chceme ji publikovat až ke stanovenému datu. Automatickou publikaci v tomto případě zajistí odpovídající plánovaná úloha. Editor může přitom předem vložit zprávu na nějakou stránku, ve chvíli publikace je pak tato stránka přegenerována a zpráva se zde objeví požadovaným způsobem.
• Zpráva se převádí automaticky ze schváleného stavu na publikovaný při generování stránky - tento způsob se používá nejméně často, je vhodný pro denně aktualizovaný server, kdy chceme např. odpoledne připravit zítřejší podobu stránek. Zprávy schválíme, vložíme na stránky a zkontrolujeme pomocí náhledů, plánovanou úlohou se pak v noci stránky vygenerují a zprávy se zde automaticky převedou do odpovídajícího stavu. Zprávy v takovém případě nemají časovou platnost.

Poznamenejme zde, že role editora zahrnuje všechna práva a možnosti redaktora. Některé instalace používají jednodušší workflow, editor zprávy nejen publikuje, ale i do systému vkládá. Pak je v roli uživatele, který si kompletně spravuje svoji část webu (danou nastavením stromu kategorií) a systém WebToDate zde z hlediska workflow působí jen jako nástroj na rozdělení prezentace na jednotlivé části pomocí přístupových práv.

Workflow ve WebToDate není postaveno na individuálním postupu, ale na týmech. Pokud tedy např. redaktor vloží zprávu a je třeba ji schválit, ve WebToDate to neznamená, že existuje informace pro nějakou konkrétní osobu, která má schválení provést, ale pro všechny členy týmu v roli editor.

Stavy zpráv a zdrojů

Možné stavy zpráv a zdrojů jsou shrnuty v následující tabulce.

Vloženo	Stav vyznačuje, že položka se zpracovává - vkládá se text, připravuje se formátování, připravují se odpovídající zdroje apod. Redaktor na zprávě pracuje a ještě ji nepostoupil dál.
Ke schválení	Stav vyznačuje, že položka je zpracovaná a postoupená ke schválení. Redaktor ukončil svoji práci a postoupil ji k dalším zpracování editorovi.
Schváleno	Položka je schválená a připravená k publikaci. Tento stav se používá nejméně často a je vhodný v následujících případech: Editor chce vyznačit, že zprávu zkontroloval a případně upravil. Je připravená k publikaci a editor chce sám manuálně rozhodnout o času její publikace. Chceme použít metodu automatického přepínání z tohoto stavu na Publikováno při generování stránky pomocí plánované úlohy.
Publikováno	Položka je publikovaná. V tomto stavu je zpráva viditelná z veřejně přístupné části webové prezentace.
Archivováno	Položka již pozbyla platnost v aktuální části webu, ale lze ji na veřejně přístupné části webu zobrazit (typicky v určité vybrané archivní části). Zprávu lze v tomto stavu vkládat na stránky, vyhledat fulltextovým hledáním apod. stejně jako když je ve stavu Publikováno.
Odloženo	Stav vyznačuje, že položka je postoupena k publikaci plánovanou úlohou ve stanovený čas. Editor zprávu schválil a "v zásadě" opublikoval, pouze chce, aby zpráva nebyla na veřejné části webu umístěna okamžitě, ale až ve stanovený okamžik.
Vypršelo	Platnost zprávy vypršela. Plánovaná úloha zjistila, že nastal čas ukončení platnosti zprávy, zpráva byla odstraněna z webové prezentace a není již z veřejně přístupné části viditelná.

Možnost změn stavů závisí na uživatelských rolích a členství v týmech. Platí následující:

• Administrátor může manipulovat se stavy všech položek v databázi jakýmkoliv způsobem.
• Redaktor může pracovat jen se stavy Vloženo a Ke schválení. Pokud je zpráva v jiném stavu, má k ní přístup pouze pro čtení.
• Editor může měnit stavy zpráv svého týmu jakýmkoliv způsobem.

Uživatelé navíc mohou být členy více týmů. Pokud je redaktor vkládající zprávu členem jednoho týmu a stejně tak editor, je situace jednoduchá a nic jiného než změny stavu zprávy nepřicházejí v úvahu. Pokud jsou uživatelé členy více týmů, znamená to, že mohou měnit vlastnictví položky. Každá zpráva či zdroj patří právě jednomu týmu, pokud je ale editor členem více týmů, má ve formuláři pro úpravy zpráv nabídku těchto týmů a tím pádem může definovat, že zpráva patří jinému týmu (ve kterém už ani nemusí být redaktor, který původně zprávu vložil).

Časová platnost zpráv a zdrojů

Ve zprávách či zdrojích lze zadat časovou platnost, to znamená údaje Publikovat dne a Vyprší dne (lze zadat včetně času). Ani jeden z těchto údajů není povinný. Datum a čas se zadává přímo nebo pomocí dialogu zobrazeného na následujícím otisku obrazovky. Tento dialog slouží pouze k usnadnění výpočtu (vyprší za 25 dnů od data publikace apod.).

Se zadáním takové časové platnosti souvisí i odpovídající stav. Pokud např. zadáme datum publikace, které ještě nenastalo, a chceme zprávu publikovat, neměl by být stav zprávy Publikováno, ale Odloženo. Aplikace vás na takový případ upozorní a nabídne odpovídající změnu stavu. Při pokusu o publikaci takové zprávy se objeví následující dialog.

Tlačítko Publikovat ihned zde převede zprávu do stavu Publikováno nezávisle na nastaveném čase publikace, tlačítko Odložit publikaci převede zprávu do stavu Odloženo.

Je důležité si uvědomit, že korespondující automatickou publikaci či naopak odstranění zprávy z webu provádí plánovaná úloha Expirace. Z toho vyplývá následující:

• Pokud taková úloha není instalována nebo není automaticky spouštěna, k žádné změně nedojde a zadané časové údaje nemají žádný praktický dopad. Např. při pokusu o zobrazení celého textu zprávy pomocí prezentačního skriptu detail.php se neposuzují zadané časové údaje, ale pouze stav zprávy.
• Plánovaná úloha neběží kontinuálně, ale spouští se v pravidelných intervalech, které se nastavují v časování úlohy. Pokud je např. úloha nastavena na spouštění každou celou hodinu a zadaný čas publikace je 10:25, doje k publikaci až v 11:00.

Na následujícím otisku obrazovky je dialog, ve kterém se nastavují parametry této úlohy.

Úloha provádí v zásadě následující:

• Vyhledává publikované zprávy či zdroje, u kterých nastal datum Vyprší dne. Pokud takovou zprávu najde, odstraní ji ze všech stránek, stránky přegeneruje a změní stav zprávy na Vypršelo.
• Vyhledává zprávy ve stavu Odloženo, pokud u nich nastal datum Publikovat dne, změní stav na Publikováno a přegeneruje stránky, na kterých se zpráva vyskytuje.

Zde je důležité uvědomit si případné dopady na používání této funkce v souvislosti s WebToDate Seznamy. Platí následující:

• WebToDate si interně udržuje informace o tom, která zpráva byla umístěna na stránku pomocí seznamů. Pokud nějaké zpráva expiruje, jsou přegenerovány i takové stránky.
• Výjimkou jsou ovšem SQL seznamy - zde nejsou k dispozici prostředky, jak interně zjistit, jestli zpráva nebyla umístěna na stránku nějakým přímým SQL dotazem. Pokud tedy používáte SQL dotazy do databáze zpráv a zároveň automatické ukončení platnosti zpráv, měli byste v nastavení úlohy zvolit volbu SQL seznamy, která způsobí, že se přegenerují všechny stránky, na kterých se seznamy tohoto typu nacházejí. V opačném případě se vystavujete riziku, že na nějakých stránkách zůstanou nefunkční odkazy na zprávy, které již nejsou platné.
• Pro automatickou publikaci platí, že pokud je zpráva přiřazena na stránku individuálně, stránka se při změně stavu na Publikováno generuje. Tato funkce ale nepracuje se seznamy, nezjišťuje se, zda daná zpráva náhodou nevyhovuje nějakému kritériu některého ze seznamů. Pokud potřebujete to, aby zprávy byly publikované v určený čas a zároveň se ihned zobrazily ve stránkách v seznamech, jedinou možnosti je za expirační úlohou automaticky spouštět úlohu pro generování stránek s volbou "včetně podstromu". Tím je požadovaného efektu dosaženo, ovšem za cenu, že se mohou zbytečně přegenerovávat stránky, které by jinak nebylo nutné znovu generovat.

Revize zpráv

K čemu jsou určeny revize zpráv

WebToDate podporuje práci s revizemi zpráv, přičemž zvolený způsob slouží primárně k přípravě nových revizí dokumentů a k definování posloupností revizí, které mají být postupně v čase publikovány a nahrazovat předchozí znění.

Interně je spojena práce s revizemi a jazykovými verzemi zpráv. Používá se následující terminologie:

• Revize je další verze dané zprávy v pořadí v čase, je ve stejném jazyce jako předchozí verze
• Jazyková verze je stejná zpráva, ale v jiném jazyce.

Rámcově se jedná z hlediska revizí o následující přístup:

• Každá revize je ve WebToDate uložena jako samostatná zpráva, přičemž v databázi zpráv existuje informace o tom, která zpráva je jakou revizí dané zprávy (pokud taková existuje). Revize mají pořadové číslování.
• Maximálně jedna revize je na veřejné části publikovaná (tj. ve stavu Publikováno), ostatní revize musí být nutně v jiných stavech.
• Je podporována náhrada jedné revize za druhou. To znamená, že je maximálně pro uživatele zjednodušena operace, při které se publikuje nová revize , odstraňuje stará revize a nová revize má zaujmout místo staré revize (co se týká umístění zpráv v oblastech apod.)
• Funkčnost je podporována na úrovni plánované úlohy pro expiraci. Lze např. naplánovat dopředu platnost několika revizí (dle data platnosti), plánovaná úloha zajistí náhrady staré revize za novou a korektní převody stavů zpráv.
• Funkce pro vypršení platnosti je konfigurovatelná – lze zvolit, zda zprávy a jejich revize, kterým končí platnost, jsou odstraňovány (tj. převáděny do stavu Platnost vypršela) nebo archivovány (tj. převáděny do stavu Archivováno). Navíc tato změna stavu může být závislá na to, zda zpráva má novou publikovanou revizi – můžeme např. chtít, aby zpráva, které vypršela platnost a nemá novou publikovanou revizi byla zařazena do archívu, ale zpráva, která má novou publikovanou revizi byla naopak odstraněna.

Typický životní cyklus verzí zobrazuje následující diagram.

Revize 1 je zpráva, která byla publikována v minulosti a nyní je neplatná (typicky je ve stavu Platnost vypršela). Aktuální revize 2 je ve stavu Publikováno a umístěná na různých stránkách webu, připravuje se další revize 3, které je momentálně např. ve stavu Ke schválení.

Uživateli zpracovávajícímu obsah je především daná možnost:

• Založit novou revizi zprávy
• Publikovat zvolenou revizi (a tím "odpublikovat" předchozí)
• Automaticky nahradit všechny výskyty předchozí revize novou revizí
• Naplánovat změnu revizí v čase (změnu pak provede expirační úloha)
• Jednoduše přecházet mezi revizemi, zobrazit informace o stavu jednotlivých revizí apod.

Lze pracovat pouze s revizemi zpráv, neexistuje obdobná podpora verzí u zdrojů či fragmentů nebo jiných objektů.

Funkčnost revizí je spojena se správou jazykových verzí zpráv. Tyto prvky jsou v podstatě organizovány dle následujícího diagramu:

Každá část této struktury je zároveň samostatná zpráva a zároveň nese informaci o jazyce a pořadovém čísle revize v daném jazyce. V každém jazyce jsou tak vedeny revize samostatně, údaj o revizi neznamená totožnost mezi jazyky. Jinak řečeno neplatí, že by stejné pořadové číslo revize v různých jazycích vyznačovalo, že jde o identický text v různých jazycích.

Jsou podporovány i složitější operace v rámci tohoto stromu revizí a jazykových verzí. Ve výčtu jsou možné následující operace:

• Založení nové samostatné zprávy
• Založení nové revize (tj. nové verze zprávy ve stejném jazyce)
• Založení nové jazykové verze
• Změna jazyka revize (vzniká jazyková verze s novým číslem revize)
• Označení existující samostatné zprávy za revizi jiné zprávy ve zvoleném jazyce
• Smazání revize či jazykové verze
• Vyvázání existující zprávy ze stromu revizí a verzí dané zprávy (osamostatnění)
• Publikace nové revize
• Stažení revize z webu (změna z Publikováno na jiný stav)

Možnosti konfigurace správy revizí

Z hlediska práce s revizemi je pevně dáno to, že maximálně jedna z revizí může být ve stavu Publikováno. Naopak lze nakonfigurovat chování revizí z hlediska změn stavů. Jedná se o následující možnosti:

• Zprávě končí platnost a je ve stavu Publikováno – lze nakonfigurovat, zda tento stav znamená to, že se má zpráva převést do stavu Platnost vypršela nebo do stavu Archivováno.
• Nastává okamžik platnosti nové revize – lze nakonfigurovat, zda další "viditelné" verze (tj. ve stavu Publikováno nebo Archivováno) přecházejí do stavu Platnost vypršela nebo Archivováno.
• Volbu zda odstranit zprávy přepínané do stavu Archivováno ze všech stránek. Je-li stav měněn ze stavu Publikováno na Platnost vypršela, odstraňují se takové zprávy ze stránek vždy. Pokud se mění ze stavu Publikováno na Archivováno, lze tuto možnost nastavit.
• Volbu zda bránit možnosti publikovat zprávy mimo interval platnosti.

Prvními dvěma možnostmi můžeme ovlivnit chování platnosti zpráv a správu revizí tak, jak je znázorněno v následující tabulce:

Případ	Nastavení
Chceme, aby při vypršení platnosti byla zpráva z webu kompletně odstraněna, náhrada staré revize za novou znamená odstranění předchozí revize.	Nastavíme konfiguraci takto: Ukončení platnosti znamená změnu stavu na Platnost vypršela Publikování nové revize znamená změnu stavu předchozí revize na Platnost vypršela
Chceme, aby při vypršení platnosti byla zpráva přesunuta do archívu, staré revize se archivují.	Nastavíme konfiguraci takto: Ukončení platnosti znamená změnu stavu na Archivováno Publikování nové revize znamená změnu stavu předchozí revize na Archivováno
Chceme, aby při vypršení platnosti byla zpráva přesunuta do archívu, pokud ale existuje nová publikovaná revize, starou revizi nechceme v archívu, ale chceme ji z webu odstranit.	Nastavíme konfiguraci takto: Ukončení platnosti znamená změnu stavu na Archivováno Publikování nové revize znamená změnu stavu předchozí verze na Platnost vypršela

První nastavení – konec platnosti zprávy – se týká zejména plánované expirační úlohy. Pokud je tato úloha spouštěna, řídí se tímto nastavením a může zde volitelně měnit stav nejen na Platnost vypršela, ale i na Archivováno. Při ručním ukládání zprávy v editačním formuláři se pak toto nastavení vztahuje na navrhovaný stav – uživatel je upozorněn, že zprávě končí platnost a je dle tohoto nastavení navržena změna stavu.

Druhé nastavení – okamžik publikace zprávy – se týká jak plánované expirační úlohy, tak ruční editace zprávy. Pokud je spouštěna expirační úloha, může měnit kromě stavu zprávy, které nastává platnost, i stavy předchozích revizí. V případě editace zprávy a změny jejího stavu na Publikováno může být volána v podstatě stejná funkce, která změní opět stavy předchozích revizí.

Volba zda odstranit zprávy přepínané do stavu Archivováno ze všech stránek se týká pouze expirační úlohy – v případě ruční změny stavu toto musí provést uživatel.

Volba zda bránit možnosti publikovat zprávy mimo interval platnosti je relevantní pouze pro editační formuláře. Pokud je toto zvoleno, nelze přepnout do stavu Publikováno zprávu v případě, že aktuální čas není v intervalu platnosti.

V konfiguračním souboru global.php se způsob práce s revizemi a související změny stavů řídí následujícími parametry:

Konstanta	Možné hodnoty	Význam
ON_NEWS_EXPIRATION	0,1	Udává stav, který se nastaví, pokud končí platnost zprávy (nastává datum Vyprší dne). 0 = Platnost vypršela, 1 = Archivováno. Výchozí hodnota 0.
ON_VERSION_PUBLISH	0,1	Udává, co se má stát s předchozí verzí, která je ve stavu Publikováno nebo Archivováno ve chvíli, kdy se zpráva publikuje. 0 = předchozí verzi nastavit Platnost vypršela, 1 = předchozí verzi nastavit Archivováno. Výchozí hodnota 0.
ALLWAYS_ALLOW_PUBLISH	True / false	Udává, zda umožnit uživatelům publikovat i zprávy, jejichž interval platnosti se neslučuje a aktuálním časem; true = umožnit. Výchozí hodnota je true.
REDIRECT_TO_PUBLISHED_VERSION	True / false	Udává, zda skript zobrazující celý text zprávy přesměrovává uživatele na viditelnou revizi zprávy v případě, že vyvolané URL odpovídá zprávě, která není ve stavu Publikováno nebo Archivováno (neplatí pro náhled zprávy volaný z administračního rozhraní).

Zbylá zmíněná nastavení jsou součástí plánované expirační úlohy:

• Odstraňovat archivované zprávy ze stránek (výchozí hodnota je ano)

Kontrola uzamčených zpráv

Při pokusu o publikaci zprávy se rovněž zjišťuje, zda neexistuje jiná revize, která tuto publikaci blokuje. Tento stav je definován následovně:

• Existuje jakákoliv jiná revize ve stavu Publikováno, která je uzamčená jiným uživatelem než aktuálně přihlášeným.
• Existuje jakákoliv jiná revize ve stavu Archivováno, která je uzamčená jiným uživatelem než aktuálně přihlášeným a zároveň je nastaveno ON_VERSION_PUBLISH = 0, tj. zpráva by měla přejít do stavu Vypršelo.
• Existuje jakákoliv jiná revize s pořadovým číslem menším než aktuálně publikovaná zpráva, která je uzamčena jiným uživatelem.

Logika této kontroly je tedy taková, že se blokuje jednak to, aby nešlo publikovat zprávu, která má jinou na veřejné části prezentace viditelnou a zároveň uzamčenou revizi, nebo předchozí revizi, kterou někdo připravuje k publikaci. Naopak nevadí, že někdo chystá (má uzamčenou) nějakou budoucí revizi, která ještě není publikovaná.

Pakliže funkce pro kontrolu možnosti publikace zjistí, že nastal alespoň jeden z výše uvedených stavů, není možné zprávu publikovat, uživateli toto je oznámeno ve výpisu v informačním formuláři v pravém spodním rámci prohlížeče, vynucení publikace zde není možné.

Funkce se vztahuje na všechny metody publikace, které jsou k dispozici (tlačítko Publikovat, změna nabídky se stavy zpráv ve formuláři pro zprávu, vizuální režim pro úpravy zprávy). Stejně se chová i úloha Expirace pro Plánovač úloh, která nepřevede zprávu ze stavu Odloženo do stavu Publikováno v případě popsané blokace jinou revizí.

Identifikace platnosti revizí

Pořadí revizí dané pořadovým číslem a platnost revizí daná rozsahem datumů není nijak spojeno. Jsou přípustné např. následující stavy:

• Platnost revize 3 nastává před platností revize 2
• Intervaly platnosti nejsou vůbec specifikovány
• Intervaly platností různých revizí se překrývají (revizi 2 končí platnost 20.5.2006, revizi 3 začíná platnost 18.5.2006)
• Intervaly platnosti různých revizí na sebe nenavazují (revize 2 končí platnost 20.5.2006, revize 3 začíná platnost 24.5.2006)

Proto jsou zavedena následující pravidla:

• Při posuzování platnosti od – od má přednost počátek platnosti. Pokud revizi 2 končí platnost 20.5.2006 a revizi 3 začíná platnost 18.5.2006, znamená to, že revize 3 je 18.5. publikována a v ten samý moment je revize 2 zneplatněna dle daného nastavení (tj. buď převedena do stavu Platnost vypršela nebo archivována).
• Pokud se nelze rozhodnout podle rozsahů datumů platnosti, nastupuje pořadové číslo revize. Pokud má např. revize 2 i revize 3 nastaven datum a čas Publikovat dne, publikuje se revize 3.

Typický je např. případ, že se zadává jen počáteční datum platnosti a koncové se nevyplňuje. Pak musí vždycky, když nastane platnost nové revize být předchozí verze zneplatněna.

Překryv datumů se neřeší z hlediska koncového datumu. Uvažujme např. následující případ:

Revize	Publikovat dne	Vyprší dne
1	1.1.2006	31.1.2006
2	8.1.2006	15.1.2006

1.1.2006 je publikována revize 1. 8.1.2006 je publikována revize 2. 15.1.2006 je zneplatněna revize 2 a v ten moment jsou obě revize ve stavu Platnost vypršela nebo Archivováno. Neřeší se to, že původně měla revize 1 delší rozsah platnosti a že by tudíž v úvahu přicházela možnost revizi 1. znovu publikovat.

Práce s revizemi zpráv z hlediska uživatele

V nástrojové liště ve formuláři pro zprávy je ikona pro duplikaci zpráv, pomocí níž lze vytvořit kopii právě otevřené zprávy.

Tento duplikát nemá žádnou návaznost na původní zprávu, funkce slouží pouze k tomu, aby bylo jednodušší např. založit novou zprávu se stejnými metadaty či zdroji jako již existující zpráva.

Pro využití aparátu pro správu revizí a jazykových verzí se využívá ikona pro přechod na formulář pro správu těchto revizí či verzí.

Touto ikonou se přechází na formulář, ve kterém jsou vypsány všechny revize a jazykové verze dané zprávy a jsou přístupné funkce pro všechny proveditelné akce týkající se revizí či verzí.

Ve spodní části formuláře je seznam revizí a jazykových verzí rozdělený podle jazyků. Zobrazují se tyto sloupečky:

• Pořadové číslo revize
• Datum zprávy
• Stav zprávy
• Publikovat dne
• Vyprší dne
• Zaškrtávací okénka pro porovnání revizí zpráv či jiné operace s vybranými zprávami.

Klepnutím na pořadové číslo revize se přechází na danou zprávu. Revize, která se aktuálně nachází ve formuláři pro úpravy, je vyznačená tučně.

V horní části jsou tlačítka a další ovládací prvky pro vyvolání funkcí spojených s revizemi či verzemi:

• Nová revize - zakládá novou revizi aktuální zprávy (ve stejném jazyce)
• Nová jazyková verze - zakládá novou jazykovou verzi aktuální zprávy (v jazyce dle rozevírací nabídky)
• Připojit existující - připojí jinou existující zprávu, která nemá žádné revize či verze jako další revizi či jazykovou verzi
• Osamostatnit - vyváže zvolenou revizi ze seznamu revizí aktuální zprávy, čili změní se na samostatnou zprávu bez návazností na jiné revize či verze
• Porovnat - umožňuje porovnat dvě zvolené revize či verze
• Storno - návrat na formulář pro úpravu aktuální zprávy

Tlačítko Nová revize zakládá (bez dalšího potvrzovacího dialogu) další revizi aktuální zprávy. Vlastnosti této nové revize jsou následující:

• V poli Nadpis je na začátku řetězec "*Verze x CZ:", pak následuje původní nadpis zprávy (CZ je zde jazyk zprávy)
• Stav zprávy je vždy Vloženo
• Datum a čas je nastaven na aktuální čas
• Pole Publikovat přebírá obsah pole Vyprší dne z předchozí revize
• Pole Vyprší dne je prázdné
• Ostatní pole se přebírají z duplikované původní revize(s výjimkou technických položek typu Odkaz nadpisu, který se přidělí tak, aby odpovídal nové zprávě)

Revize zpráv lze libovolně mazat. Pokud např. existují revize 1,2,3, lze smazat i revizi 2, pak budou existovat pouze revize 1 a 3. Pokud smažeme revizi 3 a založíme novou revizi (z revize 1 či 2), bude mít nová revize opět pořadové číslo 3.

Tlačítko Nová jazyková verze zakládá novou jazykovou verzi. Výsledek se nijak neliší od nové revize s výjimkou nastavení jazyka, pořadové číslo revize pak odpovídá sekvenci revizí ve zvoleném jazyce. Pokud tedy zakládáme např. anglickou verzi zprávy v češtině, je v tomto kroku vytvořena zpráva, která nemá prázdná textová vstupní pole, ale všechny texty jsou převzaty z češtiny a může začít překlad zprávy.

Tlačítko Připojit existující vyvolá dialog pro výběr nějaké existující zprávy.

Klepnutím na šipku se spouští funkce pro připojení vybrané zprávy ke stromu revizí a jazykových verzí dané zprávy. Připojit lze jen zprávu, která je samostatná, tj. nemá jiné revize či verze. Výsledkem je, že připojená zpráva se stane součástí stromu revizí a verzí, její jazyk zůstává nezměněn a pořadové číslo revize odpovídá číslování v daném jazyce.

Může nastat konflikt ohledně stavů zpráv. Např. ze všech revizí může být jen jedna publikovaná. Pokud taková revize existuje a připojujeme publikovanou zprávu, vznikly by dvě publikované revize, což není přípustné. V takovém případě se zobrazí upozornění na tuto skutečnost a volba řešení.

Je zde třeba vybrat, která revize zůstane publikována a na jaký stav se změní druhá revize.

Inverzní funkcí je Osamostatnit, která umožňuje "vyvázání" zvolené revize ze stromu revizí a verzí aktuální zprávy a její označení za samostatnou zprávu. Aby bylo tlačítko aktivní, je třeba pomocí zaškrtávacího okénka vybrat alespoň jednu revizi. Vždy je vyžadováno potvrzení prováděné operace. V případě, že pro takto převáděné zprávy platí, že jsou ve stavu Publikováno nebo Archivováno a neexistuje žádná jiná revize (ve stejném jazyce) ve stavu Archivováno, je vypisována navíc informace o tom, že žádná zbývající revize nebude v prezentační části zobrazitelná.

U každé zprávy je možné měnit jazyk. Pokud v cílovém jazyce existuje jakákoli revize, je vždy vyžadováno potvrzení operace. Jsou možné dva případy:

1. Zpráva není ve stavu Publikováno – změní se jen číslo revize (dle číslování revizí v daném jazyce)
2. Zpráva je ve stavu Publikováno a v cílovém jazyce rovněž existuje publikovaná zpráva – kromě změny čísla revize se mění stav jedné ze zpráv. V takovém případě je třeba potvrdit akci a zvolit výsledný stav ohledně stavů zpráv:

Ze všech verzí dané zprávy může být pouze jedna ve stavu Publikováno. Pokud je spuštěn proces publikace nějaké zprávy (ruční změnou stavu nebo tlačítkem Publikovat) a je systémem detekován nějaký stav související s jinou verzí nebo s časovou platností, zobrazí se ve spodní části okna WebToDate místo formuláře nejprve dialog pro potvrzení tohoto úkonu nebo další informace.

Mohou nastat např. následující stavy:

• Pokoušíme se publikovat zprávu mimo interval platnosti (Publikovat dne ještě nenastalo nebo Vyprší dne již nastalo)
• Zpráva má nějakou předchozí verzi ve stavu Publikováno
• Zpráva má nějakou následující verzi ve stavu Publikováno

Při publikaci zprávy se pak provádějí následující činnosti:

• Převést verzí, které je eventuálně ve stavu Publikováno do stavu Platnost vypršela nebo Archivováno dle nastavení
• Provést náhradu předchozí publikované verze za aktuální publikovanou verzi (tj. odstranit starou ze všech stránek, vložit novou identickým způsobem na tyto stránky)
• Přegenerovat všechny relevantní stránky.

V tomto procesu ovšem hraji roli nastavení zmíněná v předchozích kapitolách. Publikace zprávy, která je mimo interval platnosti může být odmítnuta (podle nastavení ALLWAYS_ALLOW_PUBLISH). Pokud je možné zprávu publikovat, zjišťuje se, zda existuje jiná publikovaná verze zprávy. Pokud tomu tak je, provádí se následující:

1. Náhrada předchozí publikované verze za novou. Nová verze se umísťuje na všechny stránky, na kterých se vyskytovala stará verze se zachováním všech atributů (styl, oblast, priorita).
2. Přegenerování všech relevantních stránek
3. Změna stavu předchozí publikované verze (dle konstanty ON_VERSION_PUBLISH)

Nakonec se ošetřují jiné verze, které jsou ve stavu Archivováno. Pokud je nastaveno ON_VERSION_PUBLISH = 0, provádí se změna stavu všech archivovaných verzí do stavu Platnost vypršela.

Ve výše zmíněném dialogu je tedy třeba nejprve vypsané akce potvrdit, pak se spustí tyto procesy. Po ukončení se vypíše, co bylo přesně provedeno a proces publikace verze zprávy je tím dokončen.

Publikace zprávy může být rovněž zamítnuta v případě, že existuje jiná verze zprávy, která je uzamčena jiným uživatelem. V tom případě se zobrazí informační dialog dle následujícího otisku obrazovky, publikaci zprávy nelze vynutit.

Porovnání revizí či jazykových verzí zpráv

Ve formuláři pro seznam verzí revizí a přecházení mezi nimi je tlačítko Porovnat verze, kterým lze porovnat dvě verze vybrané pomocí zaškrtávacích okének v tomto seznamu revizí.

Zobrazí se porovnání nadpisu, popisu a těla zprávy s grafickým vyznačením změn. Pokud se obsah daného pole nezměnil, je v této obrazovce pouze tato skutečnost uvedena a obsah pole není vypisován. Tlačítkem Storno se okno s výpisem porovnání uzavírá.

XML Export a import jednotlivých zpráv

Ve formuláři pro úpravu zprávy je tlačítko XML, kterým lze obsah dané zprávy (revize) exportovat či importovat v XML formátu. Toto je vhodné např. při překladech jazykových verzí - lze exportovat zprávu, odeslat ji k překladu externímu překladateli a obdržený výsledek opět naimportovat.

Použití tlačítka zobrazí formulář, kde je k dispozici funkce pro export a funkce pro výběr souboru a jeho import. Import je určen k aktualizaci právě editované zprávy. To znamená, že údaje v XML kódu, které by způsobily jiný stav, než přepsání existující zprávy jsou chybou a soubor se nenaimportuje.

Používaný XML formát je popsán v dokumentaci modulu XML export - import.

Jaké aktualizace se provedou automaticky a kdy je třeba ruční zásah obsluhy

Pokud se spouští publikace zprávy ručně, dojde vždy ke korektní výměně zprávy umístěné na stránkách ručně. Pokud se spouští publikace automaticky pomocí expirační úlohy (tj. publikuje se ve stanovený čas ze stavu Odloženo) dojde ke korektní výměně na stránkách pouze v případě, že na sebe intervaly platnosti navazují nebo se překrývají. Pokud je mezi těmito intervaly mezera, dojde k tomu, že nejprve je stará revize zprávy ze stránky odstraněna, při jiném spuštění expirační úlohy je nová revize publikována, ale stará už se na stránce v tu chvíli nenachází a tudíž se na ní ve výsledku nebude nacházet ani nová revize.

Další skutečnost, které je třeba věnovat pozornost, jsou Seznamy. Pokud se na nějaké stránce zpráva nachází díky seznamu a zpráva se převádí do stavu Vypršelo, je stránka se seznamem vždy automaticky přegenerována a odkaz ve stránce nezůstane. Opačně to ale neplatí – při publikaci zprávy se automaticky nezjišťuje, zda zpráva náhodou nevyhovuje kritériu nějakého seznamu a tudíž se odkaz na takovou zprávu nemusí automaticky nikde objevit. V takovém případě je potřeba pomocí plánované úlohy spouštět generování vhodné části stromu šablon tak, aby k požadované aktualizaci stránek došlo.

Možnost přesměrování na publikovanou revizi v prezentační části

Prezentační skript /scripts/detail.php může volitelně přesměrovávat uživatele na viditelnou revizi zprávy v případě, že vyvolané URL odpovídá zprávě, která není ve stavu Publikováno nebo Archivováno (neplatí pro náhled).

Chování je závislé na konfigurační konstantě REDIRECT_TO_PUBLISHED_VERSION. Pokud je nastavena na false, k přesměrování nedochází a žádost o nepublikovanou zprávu končí chybovou stránkou. Pokud je nastavena na true, pokusí se skript přesměrovat na viditelnou revizi zprávy vyhledáním dalších revizí ve stejném jazyce, a to v pořadí:

1. Revize ve stavu Publikováno
2. Revize ve stavu Archivováno
3. Existuje-li víc archivovaných revizí, přesměruje se na tu s nejvyšším číslem revize.

Teprve v případě, že žádná viditelná revize neexistuje, přesměruje se na chybovou stránku.

Revize zdrojů

Práce s revizemi a jazykovými verzemi zdrojů je identická jako revize a jazykové verze zpráv. Specifikem je práce s položkami ve zdroji - všechny revize a jazykové verze zdroje mají stejný seznam položek (souborů) ve zdroji, tj. jedná se o identické soubory; nová revize či jazyková verze nezakládá kopie souborů ve zdroji, ale odkazuje se na stejné soubory jako předchozí revize.

Praktický význam mají zejména jazykové verze zdrojů - pomocí nich lze vytvořit více různých popisků pro různé jazyky, přičemž se používají stejné soubory, což je vhodné zejména při publikaci fotografií na vícejazyčných webech.

Zamykání a odemykání zpráv a zdrojů

Do procesu zpracování patří i funkce pro zamykání a odemykání (viz příslušné kapitoly popisující zpracování zpráv resp. zdrojů). Pokud by např. zpráva byla ve stavu Vloženo a nebyla uzamčena pro konkrétního uživatele, mohl by zprávu v tu chvíli měnit v podstatě kterýkoliv člen týmu. Tato funkce je tedy velmi užitečná minimálně v případech, že v týmech vždy existuje víc než jeden redaktor. Nezapomeňte ovšem po každé změně stavu zprávu odemknout, jinak další uživatel nemůže se zprávou pracovat.

Poznámka: tato funkce může být volitelně zapnuta či vypnuta. Ve variantě Enterprise je standardně zapnuta, ve variantě Standard naopak vypnuta. Toto se konfiguruje globálně v předvolbách WebToDate, viz kapitola Globální konfigurace WebToDate.

Další možnosti konfigurace

Konfigurovat lze možnost publikace zdrojů pro redaktory. Pokud v rámci serveru publikujete dokumenty ke stažení, můžete vyžadovat jejich schvalování. Pokud ovšem pracujete např. pouze s fotografiemi, které nenesou žádné informace, které by bylo nutno nějakým způsobem "hlídat" a schvalovat, je jednodušší umožnit redaktorům rovnou zdroje publikovat a tím ušetřit práci editora.

Jedná se o volbu ASSETS_SIMPLE_ACCESS_RIGHTS v konfiguračním souboru global.php.

Úkolování

Proces zpracování obsahu lze dále podpořit využíváním úkolů, pomocí nichž lze jednotlivým uživatelům nebo týmům přidělovat úkoly týkající se zpracování obsahu a sledovat jejich plnění.