WebToDate/Veřejné zakázky/Začínáme

Základní funkce a principy

Vztah zakázek a zpráv a souborů WebToDate

Základní jednotkou, se kterou modul pracuje, je zakázka.

Zakázka má název a některé další atributy (časovou platnost, e-mail správce zakázky apod.).

Vlastní zobrazení informace o zakázce reprezentuje zpráva WebToDate.

Ke každé definici zakázky lze připojit jednu zprávu a tato zpráva by k zakázce měla být po založení zakázky připojena, bez toho samotná definice zakázky nemá přílišný smysl. Dále se k zakázce mohou vázat soubory ke stažení. Tyto soubory z databáze zdrojů má smysl k zakázce připojovat zejména z toho důvodu, aby stahovat mohli pouze registrovaní uživatelé. Zpravidla se k zakázce připojují ty soubory, které jsou připojené zároveň ke zprávě popisující zakázku, nemusí to ale tak nutně být a lze připojit v podstatě libovolné soubory z databáze zdrojů.

Jakmile se provede připojení zprávy a souborů k zakázce, jsou automaticky v prezentační vrstvě funkční následující vlastnosti:

• Ve stránce se zprávou zakázky se mohou zobrazovat údaje ze záznamu zakázky. Jde např. o odkazy na registrační stránku k zakázce, počet dotazů k zakázce apod.
• Při pokusu o stahování souborů přiřazených k zakázce se spouští kontrola oprávnění a stažení je umožněno jen registrovaným uživatelům.

Registrace uživatelů

Z hlediska uživatele je ve zprávě vedle informace o zakázce odkaz na registraci. Uživatel má dvě možnosti:

• Už se registroval k jiné zakázce - pak zadá v prvním kroku uživatelské jméno a heslo, zobrazí se formulář registrace k dané zakázce, kde má předvyplněné kontaktní údaje. Obsah formuláře může eventuálně upravit, po potvrzení je vytvořena jeho registrace k zakázce.
• Ještě se nikdy neregistroval - vyplní plný formulář, který obsahuje jak kontaktní údaje, tak login.

Po registraci je login ihned funkční, uživatel má přístup k těm zakázkám, ke kterým existuje jeho registrace k zakázce.

První registrace daného uživatele se zaznamenává také do databáze modulu Registrace a personalizace. Uživatelé jsou automaticky v tomto modulu řazeni do skupiny uživatelů, která se pro tyto účely založí, např. "Veřejné zakázky".

Možný seznam polí formuláře pro registraci k zakázce je podmnožinou polí modulu Registrace a personalizace a obsahuje např.:

• Login / heslo
• E-mailovou adresu
• Jméno, příjmení
• Název firmy, kontaktní adresu

Dotazy k zakázce

Registrovaní uživatelé mají možnost klást k zakázce dotazy. V prezentační části je k dispozici stránka pro vložení nového dotazu a stránka se seznamem zodpovězených dotazů. Oba typy stránek jsou přístupné pouze po přihlášení uživatele.

Dotazy se ukládají do databáze a čekají na zodpovězení. Dotaz má stav, kterým se rozlišuje, zda dotaz je či není považován za zodpovězený.

Dotaz označený jako zodpovězený se v prezentační vrstvě zobrazuje v seznamu dotazů a odpovědí, navíc jej lze z administračního rozhraní modulu hromadně rozeslat všem uživatelům, kteří se k zakázce registrovali. Nové záznamy dotazů mohou v případě potřeby vkládat i uživatelé WebToDate spravující data zakázek, tím lze publikovat jednoduchá oznámení registrovaným uživatelům a tato oznámení jim opět rozeslat e-mailem.

Postup konfigurace modulu

Doporučený postup pro administrátora WebToDate po instalaci modulu je následující:

1. Ve formuláři Administrace – Předvolby se nastaví základní chování modulu (např. zda odesílat různé typy e-mailů, které modul může generovat apod.).
2. Ve formuláři Administrace – Údaje se nastaví, která pole budou v registračním formuláři k zakázce a která z nich bude nutné povinně vyplnit.
3. Ve formuláři Administrace – Práva se nastaví, které týmy mají přístup k datům zakázek (mohou zakládat zakázky, zodpovídat dotazy apod.).
4. Ve formuláři Nastavení – Globální – Registrace se zvolí potřebné předlohy pro různé typy stránek, které vyžívají registrační funkce (registrační formulář, přihlašovací stránka apod.). Tyto předlohy se vytvoří standardními prostředky WebToDate, v tomto formuláři se již vybírají hotové předlohy. Rovněž tak je vhodné upravit předlohu pro zprávy nebo vytvořit novou předlohu speciálně pro zprávy se zakázkami, aby se do stránky se zprávou mohly dosazovat správné odkazy na registraci k zakázce či informace o počtu dotazů.
5. Ve formuláři Nastavení – Globální – Dotazy se nastaví potřebné předlohy pro stránky s dotazy (vložení nového dotazu, seznam dotazů apod.). Předlohy a styly se opět vytvářejí ve WebToDate a v tomto formuláři se jen volí.
6. Ve formuláři Nastavení – Globální – E-maily se volí předlohy pro různé typy e-mailů a další nastavení související s odesíláním e-mailů (adresy odesílatele, formát apod.). Nastavují se jen ty typy e-mailů, které budou v dané instalaci skutečně využívány.

Po provedení těchto kroků je modul připraven k nasazení a pomocí nabídek v sekci Data hlavní nabídky modulu lze zakládat nové zakázky, zodpovídat dotazy apod.

Pracovní postup pro práci se zakázkami

Založení a správa zakázky

Do WebToDate se zadá zpráva a související zdroje obsahující soubory ke stažení. Soubory musí být vkládány do privátní zóny WebToDate. Následně se v modulu Veřejné zakázky založí nová zakázka a v definici této zakázky se zvolí, jaké zprávy a soubory k zakázce patří.

Zakázku lze dodatečně měnit, tj. přidávat či měnit soubory ke stažení, měnit zprávu apod.

Zodpovídání dotazů

Při vložení nového dotazu registrovaným uživatelem je zaslán e-mail upozorňující obsluhu na vložení dotazu. Obsluha dotaz zodpoví přes administrační rozhraní, tím je odpověď publikována a navíc lze rozeslat e-mail všem uživatelům registrovaným k zakázce.

Potřeba dokladování zveřejnění zakázek a jejich změn

Ve chvíli kdy vznikne potřeba dokladování zveřejnění zakázek a jejich změn, obsluha vyvolá v administračním rozhraní spuštění vyhodnocení protokolů za určité období. Vznikne report ve formě HTML stránky, který je možné dále používat elektronickou cestou nebo vytisknout.