Zobrazení zdroje stránky WebToDate/Referenční/Úkoly

[[Category:WebToDate Referenční]]
[[Category:Referenční]]
== Plánování pomocí úkolů ==
Úkoly slouží v podstatě k plánování toho, kdo má v rámci redakčního zpracování obsahu co udělat. V zásadě jde zejména o následující:

* Evidovat úkoly ve formě popisu toho, co je třeba udělat, volitelně s termínem splnění
* Vztahovat v případě potřeby úkoly ke konkrétnímu objektu, konkrétně k existující zprávě či zdroji
* Přiřazovat úkoly uživatelům redakčního rozhraní
* Zobrazovat přehled úkolů a evidovat jejich splnění

=== Co jsou úkoly ===
Struktura záznamů o úkolech je cca následující:

* Název úkolu
* Popis úkolu
* Kdo úkol zadal
* Komu je úkol určen
* Požadovaný termín splnění
* Skutečný termín splnění
* Volitelně objekt, ke kterému se úkol vztahuje
* Historie plnění úkolu

Každý uživatel může (podle nastavení svých přístupových práv):

* Zadávat nové úkoly
* Zobrazovat úkoly určené jemu a ty které zadal
* Označovat relevantní úkoly za splněné
* Vyznačit nemožnost splnění úkolu (pokud by úkol měl být směrován na někoho jiného, zadání již není relevantní apod.).

Pro každého uživatele individuálně je možné nastavit práva na úkolování, tj. komu může úkoly přiřazovat. Rozlišují se cca následující úrovně:

* Úkoly lze přiřazovat jen sobě
* Úkoly lze přiřazovat členům týmů, ve kterých je uživatel členem
* Úkoly lze přiřazovat explicitně vyjmenovaným uživatelům
* Úkoly lze přiřazovat explicitně vyjmenovaným týmům
* Úkoly lze přiřazovat všem

Každý úkol pak lze přiřadit buď jednomu konkrétnímu uživateli, nebo jednomu konkrétnímu týmu.

Historie plnění je textové pole, do kterého lze pouze přidávat nové texty, eviduje se zde datum a čas a text vložený uživatelem. V tomto případě lze využít např. pro externí překlady. Pokud uživatel zajišťující překlad chce odeslat data k překladu agentuře, může zde tuto skutečnost zapsat, přičemž na stavu úkolu se nic dalšího nemění, tj. je dál přiřazený jemu a označen za nesplněný.

=== Šablony pro úkoly ===
Kromě možnosti kompletně vyplnit formulář úkolu je ještě možnost definovat šablony – předdefinované typy úkolů. Definice šablony zahrnuje předdefinovaný název úkolu, termín splnění (za kolik dní má být splněn), komu má být úkol přiřazen, u jakého objektu je šablona použitelná (např. u zprávy). Uživatel zadávající úkol pak může jednoduše zvolit, že chce založit tento typ úkolu a vyplnění formuláře úkolu se minimalizuje na potvrzení automaticky vyplněného formuláře úkolu.

=== Spojení prvků obsahu s úkoly ===
Při editaci zprávy či zdroje je možné jednoduše vyvolat založení nového úkolu vztaženého k tomuto objektu. Navíc je v tu chvíli možné využít šablony úkolů a tím vytvoření úkolu zjednodušit. Pokud ke zprávě nějaký úkol existuje, lze jej z formuláře pro zprávu  nebo zdroj jednoduše zobrazit. K jedné zprávě či zdroji se může vázat i více úkolů.

=== Vyznačení splnění úkolu ===
Uživatel je informován o úkolu:

* V seznamu úkolů
* Na úvodní stránce redakčního rozhraní
* Při editaci zprávy, ke které je nesplněný úkol vázán

Uživatel může otevřít úkol z kteréhokoli uvedeného prostředí a označit jej za splněný. Splnění úkolu není svázáno automaticky s nějakou akcí, tj. např. s publikací přeložené zprávy, ale je jej nutno vždy explicitně potvrdit.

=== Upozorňování e-mailem ===
Systém může rozesílat automaticky e-maily v reálném čase, a to při následujících akcích:

* Vložení nového úkolu – uživateli nebo uživatelům, kterým je úkol přiřazen
* Splnění úkolu – uživateli, který úkol zadal

Pokud je úkol svázán se zprávou, může e-mail obsahovat přímý odkaz, kterým lze přejít v prohlížeči přímo na editaci této zprávy.

=== Kde jsou přístupné funkce spojené s úkolováním ===
Pro administrátory jsou určené následující funkce:

* Nabídka '''Administrace''' - '''Úkolování''' se definují pojmenovaná pravidla pro zadávání úkolů, čili v podstatě přístupová práva pro úkolování
* Nabídka '''Administrace''' - '''Šablony úkolů''' zpřístupňuje tvorbu šablon pro úkoly, neboli vytvoření typů úkolů, které se nejběžněji používají
* Nabídka '''Administrace''' - '''E-maily''' definuje texty e-mailů, které se v rámci úkolování automaticky odesílají
* V profilu uživatele ('''Administrace''' - '''Uživatelé''') se nastavuje, jaká pravidla platí pro uživatele z hlediska úkolování a jaké typy oznámení e-mailem případně dostává.

Pro všechny uživatele jsou určeny následující funkce:

* Nabídka '''Uživatel''' - '''Úkoly''' slouží pro práci uživatele s úkoly, které se ho týkají
* Na úvodní stránce se zobrazuje počet úkolů, které jsou uživateli přiřazeny a počet úkolů, které zadal a nejsou dokončené
* Ve formuláři pro zprávy se zobrazují prvky pro práci s úkoly, které jsou přiřazeny ke zprávě.

== První kroky ==
Aby bylo možné začít úkoly využívat, je třeba, aby administrátor nejprve provedl následující úkony:

# Pomocí '''[[#Administrace pravidel – Úkolování|Úkolování]]''' vytvořit pravidlo nebo pravidla definující práva uživatelů zadávat úkoly
# Pomocí funkce '''[[#E-maily|E-maily]]''' definovat tvar e-mailů s upozorněním
# Projít [[#Administrace uživatelů|seznam uživatelů]] a těm, kteří mají právo vytvářet nové úkoly nastavit pravidlo pro úkolování, těm kterým mají chodit upozornění e-mailem zvolit typy upozornění
# Volitelně nadefinovat jednu nebo více [[#Šablony úkolů|šablon úkolů]] aby se uživatelům usnadnilo zadávání nových úkolů.

== Administrace úkolů ==
=== Přístupová práva na úkolování a další práci s úkoly ===

Pro přístupová práva platí: administrátoři mohou pracovat se všemi zde popsanými funkcemi, měnit všechny úkoly jakýmkoli způsobem, spravovat šablony úkolů, zobrazovat a prohledávat všechny úkoly, nastavovat práva uživatelů atd. Ostatní uživatelé mohou pracovat pouze s úkoly, a to v závislosti na členství v týmech, stavu úkolů a informaci o tom, kdo úkol založil.

Pro práci běžných uživatelů v zásadě platí:

* Úkol může měnit jen uživatel, který jej zadal s výjimkou určených polí.
* Uživatel, kterému je úkol určen (explicitně nebo tím, že úkol je dán jeho týmu) může měnit stav úkolu, skutečný termín splnění a historii.
* Uživatel vidí jen ty úkoly, které se ho týkají, ostatní úkoly nemůže zobrazit ani prohledávat.
* Úkoly může mazat jen administrátor, pro ostatní uživatele není funkce mazání úkolů k dispozici.

Z hlediska viditelnosti jsou pro uživatele relevantní úkoly:

* Které sám zadal
* Které zadal jiný člen jeho týmů
* Které jsou určeny jemu
* Které jsou určeny jeho týmu

To znamená, že administrátor může zobrazovat a prohledávat všechny úkoly, ostatní uživatelé vždy jen to, co odpovídá těmto kritériím.

=== Administrace pravidel – Úkolování ===
Pomocí nabídky '''Administrace''' - '''Úkolování''' může administrátor vytvořit jedno nebo více pravidel definujících, komu může uživatel zadávat úkoly. Definice těchto pravidel sama o sobě není dostačující, následně je třeba pro uživatele v jeho profilu zvolit definované pravidlo, jinak uživatel nemá právo úkolovat kohokoli.

V horní části obrazovky je seznam pravidel, ve spodní části se zobrazuje formulář pro definici nového pravidla nebo úpravu stávajícího pravidla. 

[[Image:referencniprirucka-ukoly-ukolovani.png|center]]

Význam prvků ve formuláři je následující:

* '''Název''' - povinné pojmenování pravidla
* '''Základní práva''' - základní možnosti uživatele ohledně zadávání úkolů, lze vybrat z možností ''Uživatel úkoluje pouze sám sebe'' / ''Uživatel úkoluje svoje týmy'' / ''Uživatel úkoluje kohokoli''
* '''Možnost úkolovat další uživatele''' - lze zde konkrétně specifikovat, které týmy či uživatele může kromě základního nastavení uživatel úkolovat.

Pokud se tedy např. zvolí ''Uživatel úkoluje svoje týmy'' a do '''Vyjmenované týmy''' se přidá další tým, může uživatel zadávat úkoly členům všech týmů, ve kterých je členem a navíc členům dalšího zde uvedeného týmu.

Administrátor zde může vždy zakládat a měnit pravidla, mazat pravidla je možné jen v případě, že nejsou u žádného uživatele nastavena.

=== Administrace uživatelů ===
V nastavení [[../Uživatelé a přístupová práva#Vlastnosti uživatele|uživatele]] v záložce '''Úprava''' se volí '''Práva na úkolování''' - jedno z pravidel vytvořených administrátorem. Pokud zde uživatel nemá zvoleno nějaké pravidlo, uživatel nemůže nikoho úkolovat. Nastavení může měnit pouze administrátor, uživatel si toto sám nemůže změnit.
 
[[Image:referencniprirucka-uzivateleapristupovaprava-img151.png|center]]

V záložce '''Upozornění''' se volí, jaká e-mailová upozornění má uživatel dostávat:

[[Image:referencniprirucka-uzivateleapristupovaprava-upozorneni.png|center]]

V konfiguračním souboru [[../Konfigurace WebToDate#Globální konfigurace WebToDate|global.php]] je konfigurační konstanta MAILSUBS_LOCK, je-li nastavena na ''false'', mohou si obsah tohoto formuláře měnit všichni uživatelé, je-li nastaveno na ''true'', může upozornění zaškrtávat pro všechny uživatele jen administrátor a ostatní mají tuto záložku jen pro čtení.

=== Šablony úkolů ===
Pomocí nabídky '''Administrace''' - '''Šablony úkolů''' administrátor definuje šablony úkolů, které se pak využívají např. při zakládání nových úkolů. v horní části je seznam definovaných šablon, ve spodní části se zobrazuje formulář pro přidání šablony nebo editaci existující šablony. Šablony lze přidávat, měnit a mazat bez omezení.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-sablonaukolu.png|center]]

Význam prvků formuláře je následující:

* '''Název šablony''' - pojmenování tak jak se objevuje při zakládání nového úkolu 
* '''Odkazuje na''' - zda se úkol týká nějaké zprávy, nějakého zdroje, nebo jde o obecný úkol
* '''Název úkolu''' - výchozí název úkolu
* '''Priorita''' - výchozí priorita (důležitost) úkolu
* '''Splnit za dní''' - výchozí nastavení pro termín splnění
* '''Přiřadit''' - volba přiřazení úkolu (kdo je úkolován)
* '''Popis úkolu''' - výchozí popis
* '''Historie''' - záznam do historie úkolu

Definované šablony se pak uplatní při zakládání nového úkolu:

[[Image:referencniprirucka-ukoly-novyukol1.png|center]]

=== E-maily ===
E-maily mohou upozorňovat na nové úkoly nebo na změny stavu úkolů. V nabídce '''Administrace''' - '''E-maily''' se definuje obsah těchto e-mailů. pro každý typ e-mailu se definuje nadpis a obsah:

[[Image:referencniprirucka-ukoly-emaily.png|center]]

V obou těchto šablonách úkolů lze použít následující klíčová slova:

<nowiki><!--WTD_EMAIL(TASKID)--></nowiki> - ID úkolu

<nowiki><!--WTD_EMAIL(USERNAME)--></nowiki> - uživatelské jméno uživatele, který provedl akci, o které se informuje

<nowiki><!--WTD_EMAIL(TASKNAME)--></nowiki> - název úkolu

<nowiki><!--WTD_EMAIL(TASKDESCRIPTION)--></nowiki> - popis úkolu

<nowiki><!--WTD_EMAIL(TASKURL)--></nowiki> - plné URL, které otevře v prohlížeči formulář pro daný úkol

<nowiki><!--WTD_EMAIL(NEWSURL)--></nowiki> - plné URL zprávy nebo zdroje, ke kterému se úkol váže

<nowiki><!--WTD_EMAIL(TASKSTATUS)--></nowiki> - stav úkolu (např. Probíhá apod.)

== Práce s úkoly ==
=== Seznam úkolů ===
Po klepnutí na nabídku '''Uživatel''' - '''Úkoly''' se v pravém horním rámci zobrazuje stránkovaný seznam úkolů. Horní lišta seznamu obsahuje následující odkazy:

* ''Všechny'' – zobrazí všechny úkoly relevantní k přihlášenému uživateli resp. všechny pro administrátory. Relevantní jsou ty, které uživatel zadal a ty, které na něj směřují.
* ''Moje'' – úkoly přiřazené uživateli nebo jeho týmům
* ''Zadané'' – úkoly, které zadal uživatel nebo jiný člen jeho týmů
* ''Vyhledat'' – vyhledávací formulář
* ''Přidat'' – v pravém spodním rámci zobrazí formulář pro založení nového úkolu
* Případně stránkovací odkazy ''Předchozí'' a ''Další''

[[Image:referencniprirucka-ukoly-seznam.png|center]]

Výchozí filtr pro tento seznam odpovídá volbě ''Moje''. Třídění seznamu je následující:

* Nejprve úkoly, které nejsou ve stavu ''Dokončeno'' tříděné primárně podle priority sestupně, sekundárně dle data požadovaného splnění sestupně, terciálně dle data zadání (pro případy, kdy není požadované datum vyplněno)
* Pak úkoly ve stavu ''Dokončeno'' tříděné dle data požadovaného splnění sestupně, sekundárně dle data zadání

=== Vyhledávání úkolů ===
Pomocí vyhledávacího formuláře lze prohledávat seznamy úkolů s ohledem na přístupová práva.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-hledani.png|center]]

Rozevírací nabídky formuláře jsou naplněny následovně:

* '''Vytvořil''' – obsahuje vždy všechny aktivní uživatele
* '''Zadáno uživateli''' – obsahuje seznam uživatelů, kteří jsou členové stejných týmů, jako přihlášený uživatel, resp. které může uživatel úkolovat (pro administrátora všechny uživatele)
* '''Zadáno týmu''' – opět jen týmy, které může uživatel úkolovat, resp. v nichž je členem (administrátor všechny)

Volba '''Odkazuje na''' obsahuje buď možnost ''nezáleží'' (je jedno jestli jde o úkol ke zprávě nebo bez návaznosti na zprávu) nebo Zpráva s ID (hledají se úkoly ke konkrétní zprávě).

=== Založení nového úkolu ===
Při založení nového úkolu se v prvním kroku zobrazí formulář, kde se volí, zda se úkol zakládá podle nějaké šablony nebo se zakládá nový prázdný úkol. V případě volby šablony se příslušná pole úkolu předvyplní dle zvolené šablony. Šablona se použije pouze pro předvyplnění formuláře, další návaznost už není, tedy uložený úkol již nemá údaj o tom, podle které šablony vznikl.

V druhém kroku se zobrazí formulář pro zadání úkolu.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-novy.png|center]]

Význam polí je následující:

* '''Název''' - povinný název úkolu
* '''Stav''' - vyznačuje, v jakém stavu zpracování je úkol, pro nový úkol je to ''Nezahájeno''
* '''Priorita''' - důležitost úkolu (''Nízká'' / ''Střední'' / ''Vysoká'')
* '''Požadovaný termín splnění''' - nepovinné datum a čas 
* '''Skutečný termín splnění''' - nepovinné datum a čas; pokud uživatel změní stav na ''Dokončeno'' a uloží formulář bez vyplnění tohoto pole, automaticky se zde doplní aktuální datum
* '''Přiřazeno''' - volba uživatele nebo týmu, rozevírací nabídky jsou naplněny dle nastavení toho, koho může přihlášený uživatel úkolovat
* '''Odkazuje na''' - buď se jedná o úkol bez návaznosti na nějaký konkrétní obsah nebo lze přiřadit nějakou zprávu či zdroj, se kterým úkol souvisí
* '''Popis''' - nepovinný popis úkolu

Možné stavy úkolů jsou:

* Nezahájeno
* Probíhá
* Dokončeno
* Čeká na někoho dalšího
* Odloženo
* Nelze splnit

=== Změna úkolu ===
Pro změny v záznamu o existujícím úkolu platí následovné:

* Uživatel, který záznam založil a administrátor může měnit všechna pole
* Uživatel, kterému je úkol určen, může měnit pole '''Stav''', '''Skutečný termín splnění''' a přidávat texty do '''Historie'''
* Ostatní uživatele mohou formulář pouze zobrazit (případ úkolů, které zadal jiný člen týmu přihlášeného uživatele a je zadán někomu jinému než přihlášenému uživateli) nebo jej nemohou ani zobrazit (ostatní případy, kdy se úkol přihlášeného uživatele vůbec netýká).
* Tlačítko '''Smazat''' má k dispozici pouze administrátor.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-editace.png|center]]

V záložce '''Historie''' lze k úkolu připisovat poznámky informující např. o postupu plnění úkolu. Do historie lze text pouze přidávat, aktuální stav se zobrazuje v horním poli, nový text se přidává přes spodní pole. Přidané texty obsahují automaticky hlavičku se jménem uživatele a časovým údajem.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-historie-ukolu.png|center]]

=== Úkoly vázané na zprávy ===
Ve [[../Workflow obsahu#Práce s revizemi zpráv z hlediska uživatele|formuláři pro práci s revizemi a verzemi]] je možnost při zakládání nové revize či verze zvolit, že ke zprávě má být založen nový úkol a eventuálně zvolit jeho šablonu. V takovém případě uživatel přechází na formulář úkolu, který je případně předvyplněn dle zvolené šablony. Úkol v takovém stavu ještě není uložen do databáze. Po jeho uložení má uživatel možnost tlačítkem ve formuláři úkolu přejít zpět na zprávu.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-revize-zpravy.png|center]]

V liště ikon ve formuláři pro zprávu mohou být dvě ikony:

* Ikona pro přechod na seznam úkolů ke zprávě – ikona se zobrazuje pokud je ke zprávě vázán alespoň jeden úkol a uživatel zobrazující zprávu má právo zobrazit alespoň jeden z těchto úkolů. Ikona má dva stavy – jeden stav pokud alespoň jeden z těchto úkolů není ve stavu ''Dokončeno'' a druhý, pokud jsou všechny úkoly dokončené.
* Ikona pro založení nového úkolu – zobrazuje se, pokud má uživatel právo zprávu editovat a pokud má právo úkolovat.

[[Image:referencniprirucka-ukoly-zprava.png|center]]

Ikona pro přechod na seznam úkolů zobrazí seznam úkolů ke zprávě, tedy stejný stav, jako kdyby uživatel použil nabídku '''Úkoly''' a vyhledal podle ID zprávy.

Ikona pro založení nového úkolu zobrazí seznam úkolů ke zprávě a ve spodním rámci zobrazí formulář pro založení nového úkolu, tedy buď první formulář pro výběr šablony úkolu, nebo rovnou formulář pro úkol, pokud žádná šablona neexistuje. V případě volání tohoto typu se nabízejí jen šablony pro úkoly ke zprávám a ID zprávy je ve formuláři pro úkol vyplněno.

=== Úkoly vázané na zdroje ===
Funkce je identická jako u úkolů vázaných na zprávy.